دمج المراسلات | الوحدة الثانية | الدرس الثاني
دمج المراسلات هو عنوان الدرس الثاني من الوحدة الثانية التي تحمل اسم “معالجة النصوص المتقدمة” في الفصل الدراسي الأول من مقرر “أول متوسط”.
ستتعرف في هذا الموضوع على ماهية دمج المراسلات، وما الهدف منه وما خطواته، وصولًا إلى الخطوة التي ستتعلم من خلالها كيفية إنشاء قائمة المستلمين وحفظها.
لذا قم بقراءة نواتج التعلُّم جيدًا، ثم أعد قراءتها وتأكَّد من تحصيل كافة محتوياتها بعد انتهائك من دراسة الموضوع.
نواتج التعلُّم
- استخدام معالج دمج المراسلات (Mail Merge).
- تحديد نوع المستند.
- تحديد مستند البداية.
- تحديد المستلمين.
- تعبئة قائمة العناوين.
هيا لنبدأ!
مقدمة – دمج المراسلات
قد ترغب أحيانًا في إرسال دعوة أو خطاب شكر إلى العديد من الأشخاص.
للقيام بذلك لست بحاجة إلى إنشاء مستندات مختلفة لجميع الأشخاص حيث يمكِنك استخدام دمج المراسلات (Mail Merge).
دمج المراسلات الإلكترونية هو إحدى عمليات معالجة النصوص التي تمكِّنك من دمج مستند مع ملف قاعدة البيانات.
عند إنشاء وإعداد مستند الدعوة وكتابة رسالتك هناك 6 خطوات لإنشاء مستندات دمج المراسلات، وهي:
- تحديد نوع المستند.
- تحديد مستند البداية.
- تحديد المستلمين.
- كتابة الرسالة.
- معاينة الرسائل.
- إتمام الدمج.
في خطوات الموضوع التالية ستستخدِم دمج المراسلات لإرسال رسائل دعوة إلى زملائك في المدرسة لحضور الاجتماع السنوي للمتحف الوطني للمملكة العربية السعودية.
قبل أن نبدأ بدمج المراسلات لنبدأ العمل على إنشاء وإعداد مستند الدعوة التالي:
معالج دمج المراسلات
معالج دمج المراسلات (Mail Merge Wizard) هو تطبيق داخل مايكروسوفت وورد يساعدك على تطبيق دمج المراسلات في المستندات بطريقة سهلة، كما يوجهك لإكمال عملية الدمج خطوة بخطوة.
لاستخدام دمج المراسلات (Mail Merge):
- من علامة التبويب مراسلات (Mailings)، ومن مجموعة بدء دمج المراسلات (Start Mail Merge)، اضغط على بدء دمج المراسلات (Start Mail Merge).
- من القائمة المنسدلة، اضغط على معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة (Step-by-Step Mail Merge Wizard).
- ستظهر لوحة المهام دمج المراسلات (Mail Merge) على الجانب الأيسر من النص.
لمعرفة المزيد من المعلومات عن دمج المراسلات في مايكروسوفت وورد، قم بالاطّلاع على الرابط التالي:
الخطوة 1: تحديد نوع المستند
في هذا المثال ستختار الرسائل، ولتنفيذ ذلك:
لتحديد نوع المستند والانتقال للخطوة الثانية:
- اضغط على رسائل (Letters).
- ثم اضغط على التالي: مستند البداية (Next: Starting document).
- غيِّر العرض (View) إلى تخطيط الطباعة (Print Layout) باستخدام الزر الموجود على الجانب الأيسر من شريط مهام في مايكروسوفت وورد.
بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “دمج المراسلات” من بدايته وحتى نهاية هذا القسم، من خلال الرابط التالي:
الخطوة 2: تحديد مستند البداية
بعد اختيار نوع المستند نحدِّد المستند الذي سيستخدم، وفي هذا المثال ستختار مستند الدعوة الذي أنشأته.
لتحديد مستند البداية والانتقال للخطوة الثالثة:
- اضغط على استخدام المستند الحالي (Use the current document).
- ثم اضغط على التالي: تحديد المستلمين (Next: Select recipients).
معلومة
يمكِنك استخدام دمج المراسلات (Mail Merge) لإنشاء رسائل مخصصة أو مغلفات أو بطاقات أعمال.
الخطوة 3: تحديد المستلمين
يمكِنك إنشاء قائمة مستلمين جديدة تحتوي على أسماء وألقاب وصفوف زملائك في المدرسة ممن توجَّه لهم الدعوة.
لإنشاء قائمة المستلمين:
- اضغط على كتابة قائمة جديدة (Type a new list).
- ثم اضغط على إنشاء (Create).
- ستظهر نافذة قائمة عناوين جديدة (New Address List).
يمكِن إنشاء قائمة مستلمين مخصصة كالتالي:
لتخصيص حقول قائمة العناوين:
- اضغط على تخصيص أعمدة (Customize Columns).
- ستظهر نافذة تخصيص قائمة العناوين (Customize Address List).
- ستحتاج فقط إلى حقول الاسم الأول (First Name)، واسم العائلة (Last Name) والمدينة (City)، لذلك اضغط على الحقول الأخرى واحدًا تلو الآخر.
- ثم اضغط على حذف (Delete).
- اضغط على حقل المدينة (City).
- ثم اضغط على إعادة تسمية (Rename).
- في النافذة التي تظهر، أعد تسمية الحقل إلى الصف (Class) ثم اضغط على موافق (OK).
- اضغط على موافق (OK).
بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “دمج المراسلات” بدايةً من عنوان “الخطوة 2: تحديد مستند البداية” وحتى نهاية هذا القسم، من خلال الرابط التالي:
تعبئة قائمة العناوين بالبيانات
بعد إنشاء قائمة العناوين عليك تعبئتها بالبيانات في المستند الذي تعمل عليه، وذلك بإضافة بيانات المستلمين، مثل: الاسم الأول، واسم العائلة والصف.
لتعبئة القائمة والانتقال للخطوة الرابعة:
- من نافذة قائمة عناوين جديدة (New Address List)، اكتب الاسم الأول للمستلم الأول في عمود الاسم الأول (First Name) مثل: أحمد.
- اكتب أيضًا اسم العائلة (Last Name) والصفّ (Class) المتعلقين بالمستلم الأول.
- اضغط على إدخال جديد (New Entry).
- أدخل بيانات 5 مستلمين آخرين كما هو موضَّح في الخطوات السابقة، ثم اضغط على موافق (OK).
- ستظهر لك نافذة حفظ قائمة العناوين (Save Address List).
- اختر مجلد المستندات (Documents).
- أدخل اسم الملف ثم اضغط على حفظ (Save).
- من نافذة مستلمو دمج المراسلات (Mail Merge Recipients)، اضغط على موافق (OK).
- من لوحة مهام دمج المراسلات (Mail Merge)، اضغط على التالي: كتابة رسالة (Next: Write your letter).
بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “دمج المراسلات” بدايةً من عنوان “تعبئة قائمة العناوين بالبيانات” وحتى نهاية الموضوع، من خلال الرابط التالي:
اختبر تحصيلك لمحتوى الموضوع من خلال الرابط التالي:
الواجب الإلكتروني
إلى هنا يكون قد انتهى موضوع “دمج المراسلات“، لا تنسوا مراجعة نواتج التعلُّم أعلى المقال، وانتظرونا في الموضوع القادم!