بناء وأتمتة خطة المشروع | الوحدة الأولى | الدرس الثاني

بناء وأتمتة خطة المشروع هو عنوان الدرس الثاني من الوحدة الأولى التي تحمل اسم “تخطيط المشروعات” من مقرر “تقنية رقمية 3”.

ستتعرف في هذا الموضوع على أدوات تنظّم إدار المشروعات، وينشئون خطة لمشروع في تطبيق جانت بروجكت (GanttProject)، ويضيفون المهام الرئيسة، وينشئون المهام الفرعية في التطبيق، بالإضافة إلى لأتمتة إعطاء الأولويات للمهام.

لذا قم بقراءة نواتج التعلُّم جيدًا، ثم أعد قراءتها وتأكَّد من تحصيل كافة محتوياتها بعد انتهائك من دراسة الموضوع.

نواتج التعلُّم

• التعرُّف على تطبيق جانت بروجكت.
• إنشاء خطة المشروع في تطبيق جانت بروجكت.
• إضافة المهام الرئيسة في تطبيق جانت بروجكت.
• إنشاء المهام الفرعية في تطبيق جانت بروجكت.
• أتمتة إعطاء الأولوية للمهام في تطبيق جانت بروجكت.

هيا لنبدأ!

مقدمة – بناء وأتمتة خطة المشروع

بعد أن تعرفت على كيفية تخطيط مشروعك من أجل تنظيم عمل المشروع وإدارته، فإنك بحاجة إلى أدوات محددة تساعدك على إنشاء خطة المشروع.

سنستخدم في هذا الموضوع تطبيق جانت بروجكت (GanttProject) لإنشاء خطة مشروعك.

برامج إدارة المشروعات

إن أهم معيار في اختيار البرنامج الحاسوبي لإدارة المشروع هو حجم الفريق وحجم المشروع.

هناك برامج مصممة للتخطيط للمشروعات والمجموعات الكبيرة مثل مايكروسوفت بروجكت.

تطبيق جانت بروجكت

يعتبر من البرامج شائع الاستخدام في مجال الانشاءات والإعلام والصناعات التي تتعامل مع المشروعات متوسطة الحجم والمهام المتسلسلة المحددة بالأيام.

يوفر مخطط جانت رسمًا تخطيطيًا لجدول زمني يساعد في التخطيط والتنسيق وتتبع مهام محددة في المشروع.

لفتح تطبيق جانت بروجكت:

1. اضغط على زر بدء (Start).
2. مرّر لأسفل الشريط الجانبي الخاص بالبرامج ثم اضغط على جانت بروجكت (GanttProject).
3. اضغط على جانت بروجكت (GanttProject).
4. سيفتح البرنامج مع ملف مشروع فارغ.

ستنشئ مخططاً في تطبيق جانت بروجكت حول مشروع المسرحية في مدرستك مع مراعاة العديد من الأمور المدرجة في الجدول التالي:

لمعرفة المزيد من المعلومات عن تطبيق جانت بروجكت، قم بالاطّلاع على الرابط التالي:

جانت بروجكت – ويكيبيديا

إنشاء خطة المشروع في تطبيق جانت بروجكت

أنشئ مخططاً تفصيليًا لمشروع المسرحية المدرسية باستخدام تطبيق جانت بروجكت، حتى تتمكن مجموعتك من الالتزام بالجدول الزمني.

ضبط خصائص المشروع

لإضافة المهام بشكل صحيح في مشروعك، عليك تغيير بعض الإعدادات الأساسية للملف، حيث يجب أولاً تحديد اسم المشروع والمؤسسة القائمة على المشروع كما يجب عليك أيضًا تحديد عطلة نهاية الأسبوع في التقويم.

لضبط خصائص المشروع:

1. اضغط على قائمة المشروع (Project).
2. اضغط على الخصائص (Properties).
3. من نافذة خصائص المشروع (Project Properties)، اضغط على الاسم والوصف (Name and description).
4. في حقل الاسم، اكتب اسم ملف المشروع، مثلًا “عمل مسرحي”.
5. في حقل المؤسسة (Organization)، اكتب اسمًا للمؤسسة القائمة على المشروع، مثلًا “المدرسة”.
6. اضغط على التقويم (Calendar).
7. في حقل أيام نهاية الأسبوع (Weekend days)، حدد السبت (Saturday) والجمعة (Friday).
8. في حقل تاريخ بدء جديد (New Start Date)، أدخل تاريخ اليوم.
9. اضغط على موافق (OK).

التخطيط الزمني

يعد عامل الزمن أحد العناصر المهمة في مثلث إدارة المشروع، ويأتي التخطيط الزمني مباشرة بعد الانتهاء من تحديد نطاق المشروع وأنشطته الرئيسة والمهام التي تتضمنها. ينبغي على مدير المشروع تقدير الوقت المطلوب لإنهاء كل مهمة بالتعاون مع فريق المشروع وقد يتطلب ذلك الأمر الكثير من المفاوضات الخاصة إذا كان للمشروع مواعيد تسليم نهائية.

يجب على كل عضو في فريق المسرحية الاتفاق على الوقت المقدر لكل نشاط أو مهمة.

• مدير المشروع.
• المخرج.
• مدير طاقم الممثلين.
• مدير المسرح.
• مخرج الموسيقى.
• طاقم التمثيل.

إذا كان من الصعب تقدير المدة التي يستغرقها النشاط فيتم تقدير أفضل أو أسوأ السيناريوهات والتوصل إلى حل وسط بين الاثنين.

تحديد أولويات المهام وفقًا للحاجة

بعد إنشاء قائمة المهام المطلوبة لإكمال المشروع يتعين على مدير المشروع أن ينظر في كيفية ترابطها، فيحدد المهام التي تشكل أساس المشروع والتي يجب البدء بها فورًا بحيث تستكمل قبل الانتقال إلى المهام التالية.

على سبيل المثال، لا يمكِنك تصميم المشهد والأزياء إذا لم يُكتب نص المسرحية.

هناك طريقتان لتحديد أولويات مهام مشروعك

• طريقة تحليل ABC.
• طريقة أيزنهاور.

طريقة تحليل ABC

لقد استخدمت هذه الطريقة في إدارة الأعمال، حيث يتم تصنيف الأنشطة والمهام حسب الأهمية والأولوية حيث تبدأ من ABC .

طريقة أيزنهاور

تقيم جميع المهام وفق المعايير الآتية:

• مهمة / غير مهمة.
• عاجلة / غير عاجلة.

بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “بناء وأتمتة خطة المشروع” من بدايته وحتى نهاية هذا القسم، من خلال الرابط التالي:

إضافة المهام في تطبيق جانت بروجكت

بعد ذلك، يجب تقسيم مشروع المسرحية إلى عدة مهام أصغر مثل “الإنتاج” على سبيل المثال.

لإضافة مهمة جديدة:

1. اضغط على قائمة المهام (Tasks).
2. اضغط على مهمة جديدة (New Tasks).
3. تتم إضافة المهمة تلقائيًا في قسم “التفاصيل” تحت شعار (جانت) مع تمييز الاسم.
4. اكتب اسم المهمة الأولى على سبيل المثال “الإنتاج”، ثم اضغط على إدخال (Enter).

تغيير خصائص المهمة

عليك الآن تعديل خصائص المهمة الحالية وتكييفها وفقًا لاحتياجاتك، على سبيل المثال تحديد المواعيد الصحيحة للمهام.

لتغيير خصائص المهمة:

1. اضغط ضغطة مزدوجة على اسم المهمة، فتظهر نافذة خصائص الإنتاج (Properties for).
2. من علامة التبويب شامل (General)، وفي حقل تاريخ البدء (Starting date)، اضغط على زر القائمة المنسدلة.
3. حدِّد تاريخ البدء للمشروع المحدَّد.
4. عيّن مدة المهمة، على سبيل المثال 1 يوم.
5. اضغط على موافق (OK).

عندما تنتهي من إضافة وتحرير مهام المسرحية، ستظهر النتيجة على النحو الآتي:

إنشاء المهام الفرعية في تطبيق جانت بروجكت

يسمح لك تطبيق جانت بروجكت بتقسيم مهامك الحالية إلى مهام فرعية يمكِنك من خلالها تنظيم خطتك لمشروع المسرحية، على سبيل المثال يمكِنك تقسيم المهمة “الإخراج” إلى المهام الفرعية “الموسيقى” و”المشهد” و”الأزياء”، وباستخدام المهام الفرعية، يمكِنك تتبُّع تقدُّم كل مهمة وإنجازها في الوقت المُحدَّد.

لإنشاء مهمة فرعية (Sub-task):

1. حدِّد المهام: الموسيقى، والمشاهد والأزياء.
2. اضغط بزر الفأرة الأيمن على إحدى المهام التي تم اختيارها.
3. اضغط على مسافة بادئة (Indent) لتحريك هذه المهام وجعلها مهام فرعية للمهمة بالأعلى.
4. سيتغيَّر الشريط ليُشير إلى وجود أكثر من مهمة واحدة في هذا الموضع.

بعد الانتهاء من إنشاء المهام الفرعية، ستحصل على النتائج الآتية:

أتمتة إعطاء الأولوية للمهام في تطبيق جانت بروجكت

لإعطاء الأولوية لمهمة:

1. اضغط ضغطًا مزدوجًا على المهمة التي تريد تحديد أولويتها.
2. من قسم الأولوية (Priority)، اختر نوع الأولوية التي تريدها، على سبيل المثال الأعلى (Highest).
3. اضغط على موافق (OK).

بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “بناء وأتمتة خطة الموضوع” بدايةً من عنوان “إضافة المهام في تطبيق جانت بروجكت” وحتى نهاية الموضوع، من خلال الروابط التالية:

اختبر تحصيلك لمحتوى الموضوع من خلال الرابط التالي:

الواجب الإلكتروني

إلى هنا يكون قد انتهى موضوع “بناء وأتمتة خطة المشروع“، لا تنسوا مراجعة نواتج التعلُّم أعلى المقال، وانتظرونا في الموضوع القادم!

روابط هامة

مقررات الفصل الدراسي الأول