أساسيات تخطيط المشروع | الوحدة الأولى | الدرس الأول
أساسيات تخطيط المشروع هو عنوان الدرس الأول من الوحدة الأولى التي تحمل اسم “تخطيط المشروعات” في الفصل الدراسي الأول من مقرر “تقنية رقمية 3”.
ستتعرف في هذا الموضوع على مفهوم المشروع، وإدارة المشروع (Project Management)، وتمييز عناصر إدارة المشروع، وكذلك معرفة تخطيط المشروع (Project Planning)، ودورة حياة خطة المشروع ومراحلها، بالإضافة إلى التعرُّف على أدوار العناصر المرتبطة بالمشروع، مثل: مدير المشروع والخطط التي يحتاجها، ومفهوم إدارة التكاليف وأهميتها، وكذلك تعيين الموارد وأنواعها.
لذا قم بقراءة نواتج التعلُّم بعناية، ثم أعد قراءتها وتأكَّد من تحصيل كافة محتوياتها بعد انتهائك من دراسة الموضوع.
نواتج التعلُّم
- معرفة مفهوم المشروع، وإدارة المشروع.
- تمييز عناصر إدارة المشروع.
- شرح فوائد تخطيط المشروع، وعناصره.
- توضيح دورة حياة خطة المشروع.
- معرفة أنواع الخطط المختلفة.
- معرفة إدارة التكاليف، وأهميتها.
- معرفة أنواع الموارد، والتمييز بينها.
- استكشاف واجبات مدير المشروع، والخطط التي يحتاجها.
هيا لنبدأ!
مقدمة – أساسيات تخطيط المشروع
إن عدم وجود خطة لإدارة المشروعات يؤدي إلى ضياع الوقت وضعف الأداء، ومن أجل تجنُّب مثل هذه المواقف، يتعين عليك تنظيم وإدارة المشروع بأكثر الطرق فعالية وكفاءة.
لمعرفة المزيد من المعلومات عن تخطيط المشروع، قم بالاطّلاع على الرابط التالي:
المشروع
ما المقصود بالمشروع؟
المشروع هو سلسلة من الأنشطة أو المهام الواجب إنجازها خلال إطار زمني محدد وضمن ميزانية محددة للتوصل إلى منتج أو خدمة.
إدارة المشروع
ما المقصود بإدارة المشروع؟
العملية التي تتضمن مراحل البدء والتخطيط والتنفيذ والتحكم والإغلاق وذلك لتحقيق أهداف محددة في زمن محدد لإنجاز عمل ما.
فوائد إدارة المشروعات
- توفير الوقت والجهد بالتركيز على الأولويات.
- التغلب على الصعوبات والتقليل من احتمال الفشل.
- تحقيق درجة عالية من المتابعة.
- التكيف مع المتغيرات.
- إدارة الميزانية المخصصة للمشروع بفعالية.
أدوات إدارة المشروعات
توفر إدارة المشروعات الإطار العام للتحكُّم، وباستخدام بعض الأدوات المساعدة مثل تطبيق جانب بروجكت والتقنيات الأخرى، يمكِن قيادة فريق العمل لتحقيق الأهداف المرجوة في الوقت المحدَّد وفي حدود الميزانية.
مثلث إدارة المشروع (النطاق – الزمن – التكلفة)
لضمان جودة المشروع يجب دراسة التغيرات التي يمكن أن تحدث في العناصر الرئيسة المرتبطة وفهمها والتعامل معها من أجل تحقيق الجودة المأمولة للمنتج أو للخدمة وهذه هي العناصر:
- النطاق.
- التكلفة.
- الزمن.
هو نموذج يساعد مديري المشروعات على تحقيق الجودة، من خلال الحفاظ على التوازن بين العناصر ومراقبة المتغيرات التي تطرأ عليها أثناء سير العمل في المشروع ومعرفة تأثير زيادة أو نقصان كل محدد على بقية العناصر وتأثيرها النهائي على الجودة.
عناصر إدارة المشروع
تخطيط المشروع
ما المقصود بتخطيط المشروع؟
يًقصد به كيفية إتمام مشروع في إطار زمني محدد بمراحل محددة وموارد معينة، ويعد تخطيط المشروع مهمًا جدًا في كل مرحلة من مراحل المشروع لأنه يحدد أساسيات المشروع مثل النطاق والوقت والتكلفة كما يمكن مديري المشروعات من تحويل الفكرة الملموسة إلى واقع.
ما المقصود بخطة المشروع؟
هي وثيقة رسمية يتم إعدادها للمساعدة في مراقبة وتنفيذ المشروع، حيث تكون الخطة بمثابة المفتاح للمشروع الناجح، وتعد المستند الأكثر أهمية الذي يجب إنشاؤه عند بدء أي مشروع.
خطة المشروع هي واحدة من أهم أجزاء عملية إدارة المشروع، ولذلك يجب إنشاؤها بحكمة كما يجب أن يتم تقسيم خطة المشروع إلى مهام وأنشطة أصغر يجب تنفيذها لاستكمال المشروع.
عناصر تخطيط المشروع
فوائد تخطيط المشروع
بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “أساسيات تخطيط المشروع” من بدايته وحتى نهاية هذا القسم، قم بالاطّلاع على الرابط التالي:
دورة حياة خطة المشروع
لماذا تعدُّ دورة حياة المشروع مهمة لتخطيط المشروع؟
لأنها توفر إطارًا لإدارة الحياة الكاملة للمشروع من بدايته إلى نهايته، حيث تساعد مديري المشروعات على فهم ما يجب تنفيذه في كل مرحلة من مراحل المشروع والموارد المطلوبة والمخاطر والتحديات التي قد تنشأ.
باتباع دورة حياة مشروع محددة جيدًا، يمكن لمديري المشروعات التأكد من اكتمال هذه المشروعات في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية ووفقًا لمعايير الجودة المطلوبة وتتكون دورة حياة خطة المشروع من خمس مراحل.
مراحل دورة حياة خطة المشروع
خطط أخرى
- خطة الموارد Resource Plan
تتطلب بعض المشروعات خطة تفصيلية للموارد التي يحتاجها المشروع لكي يكتمل بنجاح مثل الأدوات والمعدات والأجهزة والبرامج وغيرها.
تضم خطة الموارد العناصر الآتية:
- احتياجات المشروع من الموارد.
- الكميات والأعداد المطلوبة لموارد المشروع.
- طرق توفير الموارد وإعادة توفيرها عند نفاذها.
- طرق متابعة استهلاك موارد المشروع والاستخدام الرشيد لها.
قد تشمل هذه الخطة حاجة المشروع من الموارد البشرية، وعندها ستتضمن الخطة آليات توظيف أعضاء فريق المشروع واستبقائهم والاستفادة المثلى من إمكانياتهم ومهاراتهم وتطويرها، وقد يتم فصل الموارد البشرية في خطة خاصة تبعًا لحجم المشروع واحتياجاته من الموارد المختلفة.
- الخطة المالية Financial Plan
تعد أحد العناصر الرئيسة لنجاح المشروع، فالمشروع الناجح الذي تنتهي جميع عملياته ويتم الحصول على المنتج النهائي دون تجاوز الميزانية المحددة له.
تتكون الخطة المالية من ثلاث عمليات رئيسة تتعلق بتكلفة المشروع:
- حساب التكلفة التقديرية للمشروع.
في هذه العملية يتم حصر احتياجات المشروع من حيث الموارد وحساب تكاليفها بما في الموارد البشرية والموارد غير القابلة للتخزين مثل التراخيص والخدمات الاستشارية ورسوم استخدام البيانات والصور وغيرها.
- وضع ميزانية المشروع.
بعد حساب تكلفة المشروع، يتم وضع الميزانية الخاصة به وتحديد بنود الصرف المختلفة على عمليات المشروع ويتم توفير الموارد المالية لبدء المشروع.
- التحكم في نفقات المشروع.
هي العملية الأكثر تحديًا، تشمل مراقبة نفقات المشروع وضبط التغييرات التي تطرأ على سير عملياته للتأكد من عدم تجاوز الميزانية المخصصة لكل عملية ولكل مورد من موارد المشروع بالإضافة إلى توثيق تلك التغييرات وتحديث ميزانية المشروع والخطط المتعلقة بها، ورفع التقارير اللازمة بذلك للإدارة العليا أو أصحاب المصلحة.
- خطة القبول Acceptance Plan
هي الخطة التي تحدد المعايير التي يجب أن تستوفيها موارد المشروع المطلوبة أو المنتج النهائي له ليكون مقبولاً من العملاء أو أصحاب المصلحة، ومن أهم مكوناتها هي:
- معايير قبول المشروع ومتسلماته.
- الأدوات والمقاييس المستخدمة لتحديد جودة المتسلمات.
- الإستراتيجيات المستخدمة لضمان جودة المتسلمات.
- خطة التواصل Communication Plan
تهدف هذه الخطة إلى إبقاء جميع أصحاب المصلحة على إطلاع دائم بمجريات المشروع، كاطلاعهم بالتقدم المحرز في مشروع تشييد المبنى مثلاً.
- خطة المشتريات Procurement Plan
تساعد خطة المشتريات على شراء المنتجات والخدمات من الموردين الخارجيين، يؤدي الموردين دورًا مهمًا في عملية التعاقد والشراء من بدايتها وحتى تسليم المشروع، لذلك يجب اختيار الموردين بعناية بشدة.
على سبيل المثال، تتضمن خطة الشراء لمشروع بناء منزل شراء المواد الصحيحة المطلوبة لأفضل الأسعار، وبعدها يتعين عليك إعطاء مواصفات المنزل للمورد، ويجب عليه تزويدك بالمواد اللازمة والمناسبة كاللوازم العامة للبناء والخرسانة والأبواب والنوافذ كما يتوجب عليه تقديم الإرشادات المناسبة لك وإخبارك بكيفية التعامل مع هذه المنتجات.
- خطة المخاطرRisk Plan
تهدف هذه الخطة إلى السيطرة على أي مشكلات محتملة ناتجة عن المخاطر التي قد تؤثر سلبًا على استكمال المشروع، بعض المخاطر في العمل تتمثل في تعرض أحد عمال البناء لحادث أثناء بناء المنزل، على سبيل المثال، أو توقفت بطارية الروبوت عن العمل أثناء مسابقة الروبوت ولذلك المهم تحديد أولويات المخاطر وتحديد مجموعة من الإجراءات للحد من احتمالية حدوث خطر وبطبيعة الحال الحد من تأثيره على المشروع في حالة حدوثه.
لاحظ أن
تعدُّ إدارة التكاليف (Cost Management) وتعيين الموارد (Resource Mapping) مكونين أساسيين لتخطيط المشروع؛ لأن إدارة التكاليف تتضمن تقدير التكاليف المرتبطة بالمشروع والتحكُّم فيها، بينما تعيين الموارد يتضمن تحديد الموارد المطلوبة وتخصيصها لإكمال المشروع.
إدارة التكاليف
ما المقصود بإدارة التكاليف؟
هي عملية تقدير التكاليف المرتبطة بالمشروع والتخطيط لها والتحكم بها وتتضمن ما يلي:
- إنشاء ميزانية.
- مراقبة النفقات.
- إجراء التعديلات حسب الحاجة.
وذلك لضمان اكتمال المشروع ضمن الميزانية المحددة.
ميزات إدارة التكاليف
أهمية إدارة التكاليف
عناصر تقدير تكلفة المشروع
ما المقصود بتقدير التكلفة؟
هي عملية التنبؤ بالموارد المالية والموارد الأخرى اللازمة لإكمال المشروع ضمن النطاق المحدد له.
التحديات التي تواجه عملية تقدير التكلفة
تعد عملية تقدير التكلفة ليست بالأمر السهل، وقد تكون غير دقيقة في بعض الأحيان وخاصة في المشروعات التقنية الحديثة، وفيما يلي بعض المشكلات التي تواجه عملية تقدير التكلفة:
- الاستعجال في تقدير التكلفة.
في أحيان كثيرة يتم تقدير التكلفة قبل أن تتضح المتطلبات الخاصة بالمشروع بشكل كامل، وعليه ينبغي أن تتم مراجعة التكلفة أكثر من مرة خلال سير المشروع لتفادي تجاوزات الصرف.
- انحياز العنصر البشري إلى تقدير التكلفة.
قد يميل مدير المشروع إلى تقدير التكلفة بشكل أقل مما هي على الواقع، فقد لا يكون على دراية كاملة بالجوانب الفنية الدقيقة للمشروع، لذلك فمن المهم إشراك أعضاء الفريق في عملية تقدير التكلفة للاستفادة من خبراتهم في الجوانب الفنية التي تخص كل عضو.
- قلة الخبرة لدى الأشخاص القائمين على تقدير التكلفة.
تؤدي الخبرة دورًا مهمًا في دقة تقدير التكلفة فوجود بيانات من مشروعات سابقة أو مماثلة يسهم في دقة التقدير.
- ضغوط الإدارة وأصحاب المصلحة لتقليل التكلفة.
تمارس الإدارات في الغالب ضغوطًا على مدير المشروع لتقليل التكاليف، وقد تؤدي هذه الضغوط إلى أخطاء في تقليل التكاليف.
تعيين الموارد
تعد الموارد البشرية من أهم الإدارات في مؤسسات وشركات الأعمال حيث أنها تركز على العنصر البشري الذي سينفذ مهام وأنشطة أي مؤسسة.
ما المقصود بتعيين الموارد؟
هو عملية تحديد وتنظيم جميع الموارد اللازمة لإكمال المشروع مثل الموارد البشرية والمعدات والمواد والمرافق وتحديد كيفية تخصيصها وإدارتها في جميع أنحاء المشروع.
ميزات تعيين الموارد
أنواع الموارد
- موارد قابلة للتخزين (Storable Resource)
هي موارد ملموسة، يمكن تخزينها أو تحويلها إلى سيولة عند الحاجة مثل الأدوات والآلات والمعدات.
- موارد غير قابلة للتخزين (Non-Storable Resource)
هي موارد غير ملموسة، ويصعب تقدير قيمتها المالية ولكنها تسهم في تنفيذ عمليات المشروع وجودة المنتج مثل التراخيص والعلامات التجارية وسمعة الشركة المنفذة للمشروع وغيرها.
فريق المشروع والعمل الجماعي
عندما يعمل أعضاء الفريق معًا، يكونون قادرين على مشاركة خبراتهم لتحديد الموارد المطلوبة لكل مهمة والطريقة الأكثر فعالية لتخصيص تلك الموارد، ولهذا السبب يكون العمل الجماعي مفيدًا بشكل كبير في تعيين موارد المشروع من خلال أنه:
- يعزز الإبداع والتعلم.
- يمزج نقاط القوة لدى أعضاء الفريق مما يوجد نوعًا من التكاملية.
- يعزز بناء الثقة.
- يعلم مهارات حل النزاع.
- يعزز الشعور بالانتماء.
النقاط الواجب مراعاتها لعمل جماعي ناجح:
الموارد وإدارة المشروعات الناجحة
يعتمد تخصيص الموارد المحدودة على الأولوية الممنوحة لكل مهمة من مهام المشروع، ويتم احتساب أولويات تلك الموارد باستخدام طريقة المسار الحرج والتي ستدرسها بالتفصيل لاحقًا.
إن أعضاء فريق بناء منزل الذين يعملون في المشروع يشكلون موارد حيوية لهذا المشروع، والهدف هو إنشاء جدول زمني أكثر كفاءة قدر الإمكان، فعلى سبيل المثال يمكن أن يحتوي فريق بناء المنزل على ثلاثة عمال بناء مما يسمح بتقليل مدة المشروع قدر الإمكان.
مدير المشروع
في ماذا تتمثل مهمة مدير المشروع؟
يؤدي مدير المشروع دورًا رئيسًا في المشروع، حيث يعد المسؤول الأول عن إكماله بنجاح.
تتمثل وظيفة المدير في التأكد من أن المشروع يمضي خلال إطاره الزمني وفي نطاق ميزانيته المحددة مع تحقيق أهدافه.
إن امتلاك مدير المشروع خبرة وخلفية متعلقة بالمشروع تعتبر إضافة كبيرة لنجاح المشروع.
سمات مدير المشروع الفعال:
- يمتلك مهارات القيادة.
- صانع قرار جيد.
- يمتاز بالخبرة الفنية.
- يسهم فب بناء مهارات الفريق.
- يعمل بشكل جيد تحت الضغوط.
- يتفاوض بفعالية.
- يراعي الجوانب الانسانية في العمل.
لاحظ أن
تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية تحديد دور كل عضو بفريق العمل والتأكُّد من عملهم معًا كفريق واحد، ويجب على مدير المشروع تحفيز الفريق والاستماع إلى أفكار الجميع، والتأكُّد من التزام كل أعضاء فريق العمل بجدول العمل المُحدَّد.
التقسيم إلى فرق فرعية
لأداء العمل بشكل فعال، قد يكون من الضروري تقسيم فريق العمل إلى فرق فرعية، حيث إن تشكيل فرق عمل أصغر يعني تقسيم العمل إلى أجزاء أصغر وأبسط.
يتولى كل فريق تنفيذ مهمة خلال فترة زمنية معينة. على سبيل المثال، مهمة إعداد تصاميم بناء المنزل مع التصميم السابق للديكور الداخلي، يمكن إكمال المهام غير المرتبطة ببعضها لأداء العمل في نفس الوقت من قبل فرق فرعية مختلفة وبالتالي انجاز الأعمال في أقل وقت ممكن.
معايير اختيار فريق العمل
بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “أساسيات تخطيط المشروع” بدايةً من عنوان “دورة حياة خطة المشروع” وحتى نهاية الموضوع، من خلال الرابط التالي:
اختبر تحصيلك لمحتوى الموضوع من خلال الرابط التالي:
الواجب الإلكتروني
إلى هنا يكون قد انتهى موضوع “أساسيات تخطيط المشروع”، لا تنسوا مراجعة نواتج التعلُّم أعلى المقال، وانتظرونا في الموضوع القادم!