مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل | الوحدة الثانية | الدرس الثاني
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل هو عنوان الدرس الثاني من الوحدة الثانية التي تحمل اسم “مهارات متقدمة في برامج الأوفيس” في الفصل الدراسي الثاني من مقرر “المهارات الرقمية – ثالث متوسط”.
سنتعرف في موضوع “مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل” على كيفية التحقُّق من صحة البيانات، وتأمين خلايا ورقة العمل، وإنشاء المصنفات باستخدام القالب، وإضافة الصور للخلفية، وغيرهم من المهارات الهامة في مايكروسوفت إكسل.
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
لذا قم بقراءة نواتج التعلُّم جيدًا، ثم أعد قراءتها بعد انتهائك من دراسة الموضوع، وتأكَّد من تحصيل محتوياتها بالكامل.
نواتج التعلُّم
- التحقُّق من صحة البيانات في مايكروسوفت إكسل.
- تأمين خلايا ورقة العمل.
- تحويل النص إلى نوع بيانات مرتبط.
- إنشاء المصنفات باستخدام قوالب مُخصَّصة.
- إضافة صور الخلفية للخلايا في ورقة العمل.
- تجميد الأجزاء في ورقة العمل.
- تغيير طرق عرض المُصنَّف.
- إضافة الرؤوس والتذييلات في مايكروسوفت إكسل.
- طباعة أوراق العمل في مايكروسوفت إكسل.
- الحفاظ على التوافق مع الإصدارات السابقة من مايكروسوفت إكسل.
- حفظ ملف الإكسل بتنسيقات مختلفة.
هيا لنبدأ!
مقدمة عن مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
يُمكِنك معالجة جداول البيانات بطريقة متقدمة باستخدام مايكروسوفت إكسل، على سبيل المثال، يُمكِنك استخدام التحقُّق من صحة البيانات، أو حماية الخلايا في ورقة، كما يُمكِنك إبقاء الصف أو العمود مرئيًا أثناء الانتقال إلى منطقة أخرى من ورقة العمل.
سنتعرف في الموضوع التالي على كيفية استخدام بعض الأدوات الهامة في برنامج إكسل، هيا بنا!
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
تعرَّف على المزيد من المعلومات عن برنامج مايكروسوفت إكسل من خلال الرابط التالي:
التحقُّق من صحة البيانات
التحقُّق من صحة البيانات هو عملية تضمن وتتحقق من صحة البيانات في البرامج والتطبيقات والخدمات.
تُشير هذه العملية إلى أي نشاط يهدُف إلى التحقُّق من أن البيانات المُدخَلة تأتي في نطاق مجموعة مُعيَّنة من القيم المطابقة للقواعد المُحدَّدة.
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
ضبط التحقُّق من صحة البيانات
يُمكِنك التحكُّم بنوع البيانات أو القيم التي يتم إدخالها في خلية باستخدام وظيفة التحقُّق من صحة البيانات، بحيث تَحُدُّ هذه الطريقة من قدرة المُستخدِمين على إدخال بيانات غير صالحة.
سنتعلم كيفية إنشاء قائمة مُنسدلة تسمح للمُستخدِمين باختيار البيانات من هذه القائمة.
لفتح نافذة التحقُّق من صحة البيانات:
- حدِّد الخلية أو مجموعة الخلايا حيث تريد إضافة التحقُّق من صحة البيانات.
- من علامة تبويب بيانات (Data)، ومن مجموعة أدوات البيانات (Data Tools)، اضغط على التحقُّق من صحة البيانات (Data Validation).
- ستظهر نافذة التحقُّق من صحة البيانات.
لإضافة معايير التحقُّق من صحة البيانات:
- من نافذة تحقُّق من صحة البيانات (Data Validation)، ومن علامة تبويب إعدادات (Settings)، ومن القائمة المنسدلة السماح (Allow)، اضغط على قائمة (List).
- في مربع المصدر (Source)، اكتب القيم التي تريد تضمينها في القائمة عن طريق إضافة فاصلة منقوطة لفصل هذه القيم.
- إذا أردت عرض رسالة عند الضغط على الخلية، فمن علامة تبويب رسالة إدخال (Input Message).
- حدِّد مربع إظهار رسالة الإدخال عند تحديد الخلية (Show input message when cell is selected).
- ثم اكتب عنوانًا ورسالة في المربعات.
- اضغط على موافق (OK).
- لإدخال البيانات في الخلايا، اختر قيمة من القائمة.
تأمين خلايا ورقة العمل
يُتيح لك برنامج مايكروسوفت إكسل حماية الخلايا في ورقة العمل وتأمينها؛ مما يعني أنه لا يُمكِن تحرير محتواها، أو إعادة تنسيقها، أو حذفها، ثم يجب إلغاء تأمين تلك الخلايا لتحريرها من جديد في ورقة العمل.
على سبيل المثال في ورقة العمل أدناه، ستحمي الخلايا من B1 إلى D33 من عمليات التحرير، ولذلك ستحتاج في البداية إلى إزالة تأمين بقية الخلايا في الورقة ثم تفعيلها.
لتأمين خلايا معينة في ورقة العمل:
- حدِّد الخلايا التي تريد إلغاء تأمينها.
- من علامة تبويب الشريط الرئيسي (Home)، ومن مجموعة المحاذاة (Alignment)، اضغط على السهم الصغير لفتح نافذة تنسيق الخلايا (Format Cells).
- من علامة تبويب حماية (Protection)، ألغِ تحديد خيار تم تأمينها (Locked).
- ثم اضغط على موافق (OK).
- من علامة تبويب مراجعة (Review)، من مجموعة حماية (Protection)، اضغط على حماية ورقة (Protect Sheet).
- من نافذة حماية ورقة (Protect Sheet)، اضغط على موافق (OK).
- سيتم تأمين الخلايا من B1 إلى D33.
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
أنواع البيانات المرتبطة
يُتيح برنامج مايكروسوفت إكسل تحويل النص إلى نوع بيانات مرتبط.
على سبيل المثال، يُمكِنك تحويل الخلايا التي تحتوي على أسماء البلدان إلى نوع (بيانات جغرافية)؛ للحصول على إحصاءات عدد السكان وأكبر مدينة وغير ذلك
كما يُمكِنك باستخدام أنواع البيانات المرتبطة إدراج بيانات موثوقة، والتعامل معها من مصادر بيانات موثوقة عبر الإنترنت.
لتحويل نص إلى نوع بيانات مرتبط:
- اكتب نصًا في الخلايا. على سبيل المثال، اكتب في الخلية A2 اسم الحقل “الدول”، ثم اكتب أسماء الدول من A3 إلى A11.
- حدِّد خلايا الجدول من A2 إلى A11.
- من علامة تبويب الشريط الرئيسي (Home)، ومن مجموعة أنماط (Styles)، اضغط على التنسيق كجدول (Format as Table).
- اختر النمط الذي تريده.
- في نافذة إنشاء جدول (Create a table)، حدِّد يحتوي الجدول على رؤوس (My table has headers).
- اضغط على موافق (OK).
- من علامة تبويب بيانات (Data)، ومن مجموعة أنواع البيانات (Data types)، اختر مجموعة أنواع البيانات التي تريد استخدامها، على سبيل المثال اضغط على بيانات جغرافية (Geography).
- سيتم تحويل النص إلى نوع بيانات مرتبط.
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
إدراج بيانات من نوع البيانات
بعد تحويل النص إلى نوع بيانات مرتبط، يُمكِنك إضافة المعلومات التي تحتوي عليها أنواع البيانات في مُصنَّفك.
لإدراج بيانات من نوع بيانات:
- اضغط على أيقونة إضافة عمود (Add Column).
- من القائمة المنسدلة، اضغط على اسم الحقل الذي تريد استخراجه إلى عمود الجدول، على سبيل المثال اضغط على السكان (Population).
- ستتم إضافة عمود جديد إلى المصنف الخاص بك.
- يُمكِنك تكرار نفس الأمر باستخراج الحقول التي تريدها، على سبيل المثال أكبر مدينة (Largest city).
قم بمراجعة موضوع “مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل” حتى نهاية هذا القسم من خلال الرابط التالي:
إنشاء المصنفات باستخدام القالب
قد ترغب بإنشاء مُصنَّف (Workbook) مايكروسوفت إكسل بناءً على قوالب مُخصَّصة، وكما ذُكر في الدرس السابق، فإن القالب هو مُصنَّف تم تصميمه سابقًا ويُمكِن استخدامه لغرض مُعيَّن.
لإنشاء مُصنَّف باستخدام قالب:
- من علامة تبويب ملف (File)، اضغط على جديد (New)، ثم اضغط على القالب المطلوب.
- على سبيل المثال، من مجموعة شخصي (Personal)..
- اضغط على قائمة جهات الاتصال الشخصية (Personal contact list)..
- ثم اضغط على إنشاء (Create).
- سيتم إنشاء القالب.
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
تحرير القوالب
بمجرد إنشاء قالب، يُمكِنك تحريره عن طريق إدخال المعلومات المقابلة.
لتحرير القالب:
- اضغط على الخلية التي تحتوي على النص الذي تريد استبداله.
- اكتب النص الخاص بك.
احفظ المصنف باسمٍ مناسب من اختيارك.
إضافة صورة الخلفية
يُمكِنك إضافة صورة كخلفية للخلايا في ورقة العمل، ولكن ضع باعتبارك أن صورة الخلفية يجب أن تكون فاتحة اللون، وإلا فسيكون من الصعب قراءة بياناتك.
لإضافة صورة الخلفية:
- من علامة تبويب تخطيط الصفحة (Page Layout)، ومن مجموعة إعداد الصفحة (Page Setup)، اضغط على الخلفية (Background).
- من نافذة إدراج صور (Insert Picture)، اضغط على من ملف (From a file).
- اضغط على الصورة التي تريد إدراجها..
- ثم اضغط على إدراج (Insert).
- سيتم تعيين تلك الصورة كخلفية.
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
تجميد الأجزاء
يُمكِنك استخدام خيار تجميد الأجزاء لإبقاء صف أو عمود مرئيًا أثناء الانتقال إلى منطقة أخرى من ورقة عملك، وذلك عند وجود كمٍ كبيرٍ من البيانات في تلك الورقة.
على سبيل المثال، لتفترض أنك تريد إظهار الصفوف 1 و2 و3 بصورة دائمة.
لتجميد أجزاء معينة:
- اضغط على الخلية E4.
- من علامة تبويب عرض (View)، ومن مجموعة نافذة (Window)، اضغط على تجميد الأجزاء (Freeze Panes).
ستظهر الصفوف الثلاثة الأولى بصورة دائمة على الشاشة.
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
تغيير طرق عرض المصنف
يُمكِنك في مايكروسوفت إكسل عرض المصنف بطريقة مختلفة، مثل عادي (Normal) أو معاينة فواصل الصفحات (Page Break Preview) أو تخطيط الصفحة (Page Layout).
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
إضافة الرؤوس والتذييلات
تُعدُّ الرؤوس والتذييلات في مايكروسوفت إكسل بمثابة أسطر نصية تُطبع أعلى وأسفل كل صفحة في جدول البيانات.
على سبيل المثال، يُمكِنك إنشاء تذييل يحتوي على رقم الصفحة، والتاريخ، والوقت، واسم الملف.
لإضافة رأس في ورقة عمل:
- من علامة تبويب إدراج (Insert)، اضغط على نص (Text).
- ثم من مجموعة نص (Text)، اضغط على الرأس والتذييل (Header & Footer).
- اضغط على مربع النص الخاص بالرأس أو التذييل الأيسر أو الأوسط أو الأيمن أعلى الصفحة.
- اكتب نصًا معيَّنًا.
- أو أدخل عنصرًا متاحًا من مجموعة عناصر الرأس والتذييل (Header & Footer Elements) مثل الوقت الحالي (Current Time).
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
لاحظ أن
لإغلاق الرؤوس أو التذييلات، اضغط في أي مكان في ورقة العمل. اضغط على Esc لإغلاق الرؤوس أو التذييلات بدون الاحتفاظ بالتغييرات التي أجريتها.
لإضافة تذييل في ورقة عمل:
- من علامة تبويب إدراج (Insert)، اضغط على نص (Text).
- ثم من مجموعة نص (Text)، اضغط على الرأس والتذييل (Header & Footer).
- من مجموعة الرأس والتذييل (Header & Footer)، ومن مجموعة تنقل (Navigation)، اضغط على الانتقال إلى التذييل (Go to Footer).
- اضغط على مربع نص الرأس، أو التذييل الأيسر، أو الأوسط، أو الأيمن من أسفل الصفحة.
- اكتب نصًا أو اختر عنصرًا متاحًا من مجموعة عناصر الرأس والتذييل (Header & Footer Elements)، مثل عدد الصفحات (Number of Pages).
طباعة أوراق العمل
طباعة منطقة مُحدَّدة
يُمكِنك الاستعانة بخيار منطقة الطباعة (Print Area) لطباعة جزء من البيانات الموجودة في ورقة العمل.
لتحديد منطقة الطباعة:
- حدِّد الخلايا التي تريد طباعتها.
- من علامة تبويب تخطيط الصفحة (Page Layout)، ومن مجموعة إعداد الصفحة (Page Setup)، اضغط على منطقة الطباعة (Print Area).
- اضغط على تعيين ناحية الطباعة (Set Print Area).
- سيتم تعيين منطقة الطباعة الخاصة بك.
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
مسح منطقة الطباعة
يُمكِنك إلغاء تعيين منطقة الطباعة الذي سبق تحديده في ورقة العمل.
لإلغاء تحديد منطقة الطباعة:
- من علامة تبويب تخطيط الصفحة (Page Layout)، ومن مجموعة إعدادات الصفحة (Page Setup)، اضغط على منطقة الطباعة (Print Area).
- اضغط على مسح ناحية الطباعة (Clear Print Area).
طباعة أوراق عمل مُحدَّدة
قد تُنشئ في بعض الأحيان مُصنَّفًا يتكون من العديد من أوراق العمل، ولكنك تحتاج إلى طباعة ورقة عمل واحدة أو أكثر من أجل استخدام بياناتها.
لطباعة أوراق عمل مُحدَّدة:
- حدِّد أوراق العمل التي تريد طباعتها.
- اضغط على قائمة ملف (File).
- من القائمة، اضغط على طباعة (Print).
- تأكَّد من تحديد خيار طباعة أوراق نشطة (Print Active Sheets)، من الإعدادات (Settings).
- اضغط على طباعة (Print).
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
الحفاظ على التوافق مع الإصدارات السابقة
يُمكِن فتح مُصنَّف إكسل وتحريره باستخدام إصدارٍ أحدث من الإصدار المُستخدَم في إنشائه، ولكن ليس باستخدام إصدار أقدم من ذلك المُستخدَم في إنشائه.
للحفاظ على التوافق مع الإصدارات السابقة من إكسل (Excel):
- من علامة التبويب ملف (File)، اضغط على معلومات (Info).
- اضغط على البحث عن مشاكل (Check for Issues).
- ومن أسفل القائمة، اضغط على التحقُّق من التوافق (Check Compatibility).
- من نافذة مدقق التوافق (Compatibility Checker) في إكسل، حدِّد فحص التوافق عند حفظ هذا المصنف (Check compatibility when saving this workbook).
- ثم اضغط على موافق (OK).
مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل
حفظ الملف بتنسيقات مختلفة
قد ترغب بحفظ ملفاتك بتنسيقات أخرى مثل تنسيق PDF أو ملف CSV، كملف نصي، أو كملف يتوافق مع إصدارات إكسل السابقة.
يجب أن تلاحظ أنه قد يتم فقدان بعض التنسيقات أو البيانات عند حفظ ملف إكسل بتنسيق آخر.
لحفظ الملف بتنسيق آخر:
- من قائمة ملف (File)، اضغط على حفظ باسم (Save As).
- من نافذة حفظ باسم (Save As)، اضغط على استعراض (Browse).
- من مربع حوار حفظ باسم (Save As)، حدِّد الموقع الذي تريد التحفُّظ به باستخدام لوحة التنقُّل الموجودة على يمين النافذة.
- في مربع اسم الملف (File Name)، اكتب اسمًا جديدًا.
- من قائمة حفظ بنوع (Save as type)، اختر التنسيق المطلوب للملف. اضغط على السهم لأسفل لإظهار قائمة تنسيقات الملفات.
- اضغط على حفظ (Save).
يُمكِنك مراجعة موضوع “مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل” بدايةً من عنوان “إنشاء المصنفات باستخدام القالب” من خلال الرابط التالي:
إلى هنا يكون قد انتهى موضوع “مهارات متقدمة في مايكروسوفت إكسل”، لا تنسوا مراجعة نواتج التعلُّم أعلى المقال، وانتظرونا في الموضوع القادم!