برمجيات إدارة المشاريع | الوحدة الأولى | الدرس الخامس
برمجيات إدارة المشاريع هو عنوان الدرس الخامس من الوحدة الأولى التي تحمل اسم “مبادئ التصميم الهندسي” من مقرر “التصميم الهندسي”.
سنتعرف في هذا الموضوع على كيفية استخدام برمجيات إدارة المشاريع في بناء خطة المشروع، وتصميم مخطط قانت (Gantt Chart)، وإضافة بيانات المشروع وتعديلها، وحفظ خطة المشروع، وتصديرها.
لذا احرص على قراءة أهداف التعلُّم جيدًا، ثم قم بإعادة قراءتها بعد انتهائك من دراسة الموضوع، وتأكَّد من تحصيل محتوياتها.
أهداف التعلُّم
- تصميم خطة مشروع في أداة قانت بروجكت.
- إنشاء مشروع جديد في أداة قانت بروجكت.
- إنشاء المهام وتعديلها، وبناء أولويات المهام في أداة قانت بروجكت.
- إنشاء الموارد، وتعيين الأدوار المناسبة للأشخاص.
- إضافة علاقات بين المهام، وحالاتها.
- حفظ خطّة المشروع، وتصديرها.
هيا لنبدأ!
خطّة المشروع (Project Plan)
تُعدُّ خطّة المشروع مستندًا رسميًا يتم تجهيزه لغرض مراقبة المشروع ومتابعة تنفيذه، كما أنها بمثابة المفتاح لنجاح المشروع، وتكتسب أهمية خاصة في كونها أهم مستند يجب إعداده قبل البدء بأي مشروع، كما أنها من أهم مكوِّنات عملية إدارة المشروع، ولذلك يجب إنشاؤها بعناية، مع مراعاة تجزئة المشروع إلى مهام فرعية يجب القيام بها لإتمامه.
دورة حياة إدارة المشروع (Project Management Life Cycle)
- يمُرّ كل مشروع بالمراحل التالية:
- التهيئة وتكوين المفهوم.
- التعريف والتخطيط.
- الإطلاق والتنفيذ.
- الأداء والتحكُّم.
- إنهاء المشروع.
يُمكِنك التعرُّف على المزيد من المعلومات عن خطة إدارة المشاريع من خلال الرابط التالي:
برمجيات إدارة المشاريع (Project Management Software)
يُشكِّل حجم فريق العمل وحجم المشروع نفسه أهم معايير اختيار برمجيات إدارة المشاريع، وتوجد العديد من البرامج المتخصصة للتعامل مع المشاريع الكبيرة، مثل: مايكروسوفت بروجكت (Microsoft Project)، كما توجد برامج أخرى مخصصة للهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، كذلك تلعب منهجية التطوير التي يتم اختيارها دورًا في اختيار البرنامج المناسب.
ستستخدم في مشروعك برنامج قانت بروجكت (Gantt Project) الذي يُستخدَم على نطاق واسع في مشاريع البناء، والإعلانات، والمشاريع الصناعية متوسطة الحجم، وفي متابعة المهام اليومية لبعض المشاريع.
مُخطَّط قانت (Gantt Chart)
يوفِّر مُخطَّط قانت (Gantt Chart) نطاقًا زمنيًا يساعد في تخطيط مهام مُحدَّدة في مشروع ما، وتنسيقها، ومتابعتها.
ستقوم بإنشاء مُخطَّط قانت لمشروع تصميم هندسي نموذجي يتبع المراحل الرئيسة لتطوير المُنتَج، كذلك ستستخدم برنامج قانت بروجكت (Gantt Project) لتخطيط المشروع ولإنشاء مُخطَّط قانت. يُمكِن تنزيل أداة قانت بروجكت مجانًا من الرابط التالي:
لإنشاء مشروع جديد:
- اضغط على قائمة Project (المشروع)، ثم اضغط على أمر New (جديد).
- املأ حقلي Name (الاسم) وOrganization (المؤسسة).
- اضغط مرتين متتاليتين على زرّ Next (التالي).
- اضبط يومي Fri (الجمعة) وSat (السبت) كتواريخ نهاية الأسبوع.
- اضغط على OK (موافق).
لإنشاء مُهِمَّة جديدة:
- اضغط على قائمة Tasks (المهام)، ثم اضغط على أمر New task (مُهِمَّة جديدة).
- سيتم إنشاء مُهِمَّة جديدة باسم افتراضي.
- اكتب اسمًا للمُهِمَّة الأولى، على سبيل المثال Problem Definition (تعريف المشكلة).
لتغيير خصائص المُهِمَّة:
- من قائمة Tasks (المهام)، حدِّد أمر Task Properties (خصائص المُهِمَّة).
- اضبط Begin Date (تاريخ البدء) من خلال الضغط على الزّر المجاور لحقل النص.
- أضف Duration (مدة المهمة) المُهِمَّة؛ لتكون عدد أيام العمل.
- اضغط على OK (موافق).
املأ باقي المُخطَّط بالمراحل التالية لعملية تطوير مُنتَج التصميم الهندسي وبفترات زمنية متوافقة، وسيظهر المُخطَّط بالشكل التالي:
قد تتضمن المُهِمَّة الرئيسة مهام فرعية أخرى أيضًا، حيث يتيح لك برنامج قانت بروجكت تحديد المهام الرئيسة والمهام الفرعية أيضًا.
وفي المثال الموجود بهذا الموضوع ستدمج مهام تكوين المفهوم (Concept Generation)، والنماذج الأولية (Prototyping)، والاختبار (Testing)، وتحسين العمليات (Optimization Processes) في مُهِمَّتين رئيستين تتضمنان مهام فرعية.
لإنشاء المهام الفرعية:
- اضغط بزرّ الفأرة الأيمن على المُهِمَّة التي تريدها، ثم اضغط على خيار Indent (المسافة البادئة) لجعلها مُهِمَّة فرعية للمُهِمَّة أعلاه.
- افعل الشيء ذاته بالنسبة لبقية المهام التي لها مهام فرعية.
لتغيير أولوية المُهِمَّة:
- اضغط بزرّ الفأرة الأيمن على المُهِمَّة التي تريدها، ثم اضغط على خيار Task Properties (خصائص المُهِمَّة).
- غيِّر أولوية المُهِمَّة من خلال الاختيار من قائمة Priority (الأولوية) المنسدلة.
- اضغط على OK (موافق).
سنقوم الآن بإنشاء النقاط المحورية للمشروع، وتتمثل في النقاط الهامة بالمشروع، وهي: اختيار مفهوم التصميم، وتطوير التصميم، ومراحل التنفيذ النهائية.
لإنشاء النقاط المحورية:
- أنشئ مُهِمَّة جديدة أسفل المُهِمَّة التي تريدها أن تكون الأخيرة قبل النقطة المحورية.
- من نافذة Properties (الخصائص)، حدِّد التاريخ المناسب..
- ثم حدِّد مربع اختيار Milestone (النقطة المحورية).
- اضغط على OK (موافق).
- أنشئ بقية النقاط المحورية.
يمكِنك مراجعة محتوى موضوع “برمجيات إدارة المشاريع” حتى هذه النقطة من خلال الرابط التالي:
في برنامج قانت بروجكت، يتم تقديم الأدوار (Roles) في شكل موارد (Resources)، ولتعيين شخص ما إلى دور مُحدَّد، ستحتاج أولًا إلى إنشاء أنواع الموارد، ثم إضافة الأشخاص مع اختيار نوع المَورد المناسب.
“الدور الوظيفي الافتراضي في برنامج قانت بروجكت هو مدير المشروع“.
لإنشاء أدوار الموارد:
- من قائمة Project (المشروع)، حدِّد الأمر Properties (الخصائص).
- من علامة يوتيوب Resource roles (أدوار الموارد)، اكتب اسم الدور في مربع النص، ثم اضغط على زرّ Add (إضافة).
- أضف بقية أدوار الموارد بالطريقة نفسها.
ستُنشئ الآن الأدوار المناسبة للأشخاص الذين سيتمّ تعيينهم كموارد لكل مُهِمَّة.
لإنشاء الموارد:
- من قائمة Resources (الموارد)، اختر الأمر New Resource (مَورد جديد).
- اكتب Name (الاسم).
- أضف دورًا للمَورد الجديد.
- اضغط على OK (موافق).
- أضف شخصًا واحدًا لكل دور.
لتعيين موارد للمهام:
- في Properties (خصائص) المُهِمَّة، انتقل إلى علامة تبويب Resources (الموارد)، ثم اختر Resource Name (اسم المَورد) للمَورد الذي تريد تعيينه لهذه المُهِمَّة.
- اضغط على OK (موافق).
- عيِّن الموارد لبقية المهام.
يُمكِنك مراجعة محتوى موضوع “برمجيات إدارة المشاريع” بدايةً من عنوان “إنشاء أدوار الموارد” وحتى هذه النقطة من خلال الرابط التالي:
ستُضيف الآن العلاقات بين المهام، وستُنشئ علاقة الانتهاء للبداية (Finish to Start) والبداية للبداية (Start to Start).
ستبدأ مُهِمَّة تكوين المفهوم (Concept generation) بعد انتهاء مُهِمَّة البحث والتحليل (Research and analysis)، ولذلك ستكون علاقتهما الانتهاء للبداية (Finish to Start)، كما يُمكِنك أن تبدأ بمُهِمَّتي النماذج الأولية (Prototyping) والتنفيذ (Implementation) بشكل متزامن بسبب طبيعتهما التكرارية، لذلك ستكون علاقتهما البداية للبداية (Start to Start).
لإضافة علاقات بين المهام:
- من Properties (الخصائص) لمُهِمَّة Concept generation (تكوين المفهوم)، انتقل إلى علامة تبويب Predecessors (السابقة) وأضف Task name (اسم المُهِمَّة) للمُهِمَّة التي تريد أن تسبقها.
- اضغط على OK (موافق).
- العلاقة الافتراضية بين المهام هي Finish to Start (الانتهاء للبداية).
- من Properties (الخصائص) لمُهِمَّة Implementation (التنفيذ)، انتقل إلى علامة تبويب Predecessors (السابقة) وأضف Task name (اسم المُهِمَّة) للمُهِمَّة التي تريد أن تسبقها.
- اضبط نوع العلاقة ليكون Start to Start (البداية للبداية).
- اضغط على OK (موافق).
ستحتاج إلى إضافة نِسَب الإكمال إلى المهام لمعاينة حالة جميع المشاريع.
لإضافة حالة إكمال المُهِمَّة:
- من Properties (خصائص) المُهِمَّة، انتقل إلى مربع Progress (التقدم)، وعيِّن حالة المُهِمَّة كنسبة مئوية.
- اضغط على OK (موافق).
- يمثِّل الشريط الأسود حالة إكمال المُهِمَّة.
يتم تغيير الجداول الزمنية في خطّة المشروع وتكرارها باستمرار، لذا من المُهِم جدًا حفظ جدول خطتك بشكلٍ متكرر.
لحفظ مشروعك:
- لحفظ جدول خطّة مشروعك، اضغط على أيقونة القرص المرن في الزاوية اليسرى العلوية من النافذة.
- اكتب اسمًا من اختيارك.
- اضغط على Save (حفظ).
يُمكِنك تصدير مُخطَّطك بتنسيق صورة بحيث يُمكِن مشاركته مع أشخاص آخرين في فريق عملك.
لتصدير خطّة مشروعك كصورة:
- من قائمة Project (المشروع)، اختر أمر Export (تصدير).
- حدِّد خيار Raster image file (ملف صورة نقطية)..
- ثم اضغط على زرّ Next (التالي).
- من النافذة التالية، اختر المجلد الذي تريد حفظ مشروعك فيه..
- ثم اضغط على OK (موافق).
يُمكِنك مراجعة محتوى موضوع “برمجيات إدارة المشاريع” بدايةً من عنوان “إضافة علاقات بين المهام” وحتى نهاية الموضوع من خلال الرابط التالي:
اختبر تحصيلك لمحتوى الموضوع من خلال الرابط التالي:
الواجب الإلكتروني
إلى هنا يكون قد انتهى موضوع “برمجيات إدارة المشاريع“، لا تنسوا مراجعة نواتج التعلُّم أعلى المقال، وانتظرونا في الموضوع القادم!