تخطيط المشروع | الوحدة الأولى | الدرس الرابع
تخطيط المشروع هو عنوان الدرس الرابع من الوحدة الأولى التي تحمل اسم “مبادئ التصميم الهندسي” من مقرر “التصميم الهندسي”.
سنتعرف في هذا الموضوع على المشروع، وخصائصه، وفهم أداة التحليل الرباعي (SWOT Analysis)، كذلك معرفة إدارة المشروع، ومزاياها، ومُحدِّدات إدارة المشروع (Project Management)، وغيرهم.
لذا، قم بقراءة نواتج التعلُّم جيدًا، واحرص على مراجعتها بعد انتهائك من دراسة الموضوع، والتأكُّد من تحصيل كافة محتوياتها.
نواتج التعلُّم
- معرفة المقصود بالمشروع، وخصائصه.
- فهم أداة التحليل الرباعي.
- شرح المقصود بإدارة المشروع، ومزاياها.
- تحديد مثلث إدارة المشروع، وآليات الحفاظ على توازن المثلث.
- وصف مسؤوليات مدير المشروع، وسماته.
- شرح عمليات تخطيط نطاق المشروع.
- شرح عمليات المُخطَّط الزمني للمشروع.
- معرفة مهام إدارة موارد المشروع.
- تحديد أنواع الموارد في المشروع.
- وصف نشاطات إدارة الموارد البشرية في المشروع.
- تمييز العلاقات المنطقية في المشروع.
- شريح كيفية إدارة المخاطر في المشروع.
- تحديد مزايا وعيوب العمل عن بُعد للموظفين والشركات.
هيا لنبدأ!
ما المقصود بالمشروع؟ (What is a Project?)
المشروع (Project):
عبارة عن سلسلة من الأنشطة أو المهام التي يتعين إكمالها خلال إطار زمني مُحدَّد وضِمن ميزانية مُحدَّدة من أجل إنشاء مُنتَج أو خدمة.
المشروع هو نشاط مؤقت بطبيعته لتحقيق هدف معين أو نتيجة مُحدَّدة، وتُعدُّ المشاريع فريدة من نوعها، حيث إنها عادةً ما تكون مستقلةً عن العمليات الاعتيادية للمؤسسة، وتهدُف إلى إنشاء مُنتَج، أو خدمة، أو تحقيق نتيجة معينة.
يمتاز كل مشروع بتاريخ بداية وتاريخ نهاية مُحدَّدين، وعادةً ما يُقيَّد بميزانية ونطاق مُحدَّد للعمل وبمُخطَّط زمني، ويتضمن المشروع غالبًا مشاركة العديد من أصحاب المصلحة والموارد، والكثير من الاجتماعات والتواصل والاستشارات.
أما إدارة المشروع فهي مجال تخطيط وتنظيم وإدارة الموارد؛ لتحقيق أهداف المشروع وغاياته.
تختلف أهداف المشاريع وطبيعتها، فقد يكون المشروع عبارة عن إنشاء جسر جديد، أو تطوير تطبيق برمجي، أو تنظيم حدث أو مهرجان، أو إجراء بحث، أو إطلاق حملة تسويقية، كما أن هناك مشاريع كبيرة، وأخرى صغيرة، ومنها البسيطة، ومنها المعقدة، ويُمكِن العثور على المشاريع في شتى المجالات والصناعات.
بناءً على ما سبق، ما هي خصائص المشروع؟!
خصائص المشروع (Project Characteristics):
- له مُخطَّط زمني ثابت يُحدَّد فيه تاريخ بداية المشروع ونهايته.
- له نطاق عملٍ مُحدَّد وأهداف واضحة.
- مستقبل بميزانية وموارد مُحدَّدة.
- ينطوي على سلسلة من الأنشطة المتسلسلة والمترابطة.
- قد يواجه مخاطر وتحديات يجب الحذر منها.
تخطيط المشروع
هو عملية تحديد النطاق والأهداف والمهام اللازمة لإكمال المشروع، ويتضمن إنشاء مُخطَّط لتحديد الأنشطة المختلفة ونقاطه المحورية والموارد اللازمة؛ لتحقيق أهداف المشروع ضمن إطار زمني مُحدَّد.
التصميم الجيد لأي مشروع يتطلَّب أن تُحدَّد خطَّتُه، الغرض منه، والموارد المطلوبة، والميزانية، والمُخطَّط الزمني لتحقيق ذلك، كما يجب أن تُحدَّد أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق، وخطّة الاتصال، واستراتيجيات إدارة المخاطر، وطرائق تتبُّع وتقييم مدى التقدُّم.
يُساعِد التخطيط الفعَّال للمشروع على ضمان وجود فهم واضح لدى جميع أعضاء الفريق لأهداف المشروع ومتطلَّباته، ويسمح لهم بالعمل معًا بشكل أكثر كفاءة وفعالية لتحقيق تلك الأهداف، كما أنه يُساعِد على تحديد المخاطر والعقبات المحتَملة؛ مما يسمح لفريق المشروع بتفاديها بشكل استباقي ومنع التأخير أو الآثار السلبية الأخرى على المشروع.
يتضمن تخطيط المشروع (Project Planning) عادةً الخطوات التالية..
- تحديد نطاق المشروع:
من خلال تحديد متطلَّبات المشروع، والنتائج المتوقَّعة، وأصحاب المصلحة المعنيين.
- تطوير خطّة المشروع:
من خلال إنشاء خطّة مشروع مفصلة تحدِّد المهام، والمُخطَّطات الزمنية، والموارد اللازمة لإكمال المشروع.
- تحديد مخاطر المشروع:
عن طريق تحديد المخاطر المحتملة التي قد تظهر أثناء تنفيذ المشروع، ووضع استراتيجيات للحد منها.
- تحديد أدوات ومسؤوليات أعضاء المشروع:
عن طريق تكوين فريق العمل المشارك في المشروع، وتحديد الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق.
- تحديد النقاط المحورية (Milestones) للمشروع:
من خلال وضع نقاطٍ مُحدَّدة لتقدم المشروع، حيث يُمكِن قياس مستوى التقدُّم وتقييمه.
- مراقبة وتقييم المشروع:
من خلال تُتبُّع تقدم المشروع، وتحديد القضايا والاعتبارات المختلفة، واتّخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الضرورة.
أسباب أهمية تخطيط المشروع (Project Planning)
- وضوح الأهداف
يُساعِد تخطيط المشروع على تحديد أهدافه بوضوح، ويشمل ذلك النتائج المتوقَّعة والمُخطَّطات الزمنية والميزانيات الخاصة به، ويضمن هذا الأمر التناغم والتوافق بين أصحاب المصلحة، وذلك لتحقيق الهدف المشترك وهو نجاح المشروع.
- تخصيص الموارد
يُساعِد تخطيط المشروع على تحديد الموارد المطلوبة لإكماله، ويشمل ذلك الموظَّفين والأجهزة والمواد، كما يتيح التخطيط السليم تخصيص الموارد بشكلٍ فعال؛ مما يُساعِد في تقليل التكاليف وتحسين الكفاءة.
- إدارة المخاطر
يُساعِد تخطيط المشروع على تحديد المخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات للتخفيف منها، ومن خلال معالجة المشكلات المحتملة قبل ظهورها يُمكِن لمديري المشاريع تقليل احتمالات التأخير أو تجاوز الميزانيات المُحدَّدة وحتى الإخفاق الكامل للمشروع.
يؤدي عدم وجود خطّة لإدارة المشروع إلى إضاعة الوقت وضعف الأداء، لذلك يجب تنظيم المشروع وإدارته بأكثر الطرائق فعالية وكفاءة.
يُعدُّ التخطيط الفعَّال للمشروع أمرًا ضروريًا لضمان اكتمال المشروع في الوقت المُحدَّد وفي حدود الميزانية المُحدَّدة، وعلى الشكل الذي يُرضي أصحاب المصلحة، كما يُسهِم التخطيط الفعَّال في تقليل المخاطر وضمان تحقيق أهداف المشروع.
أداة التحليل الرباعي (SWOT Analysis)
أداة التحليل الرباعي (SWOT Analysis) هي إحدى التقنيات التي تُستخدَم في إدارة المخاطر في المشاريع، حيث تُنتِج مُخطَّطًا مرئيًا يُمكِن استخدامه لتحليل شركة أو مشروع أو مُنتَج.
يتم تقسيم أداة التحليل الرباعي إلى 4 أقسام: نقاط القوة (Strengths)، نقاط الضعف (Weaknesses)، الفُرص (Opportunities)، والتهديدات (Threats).
يُمثِل كل قسم من أقسام أداة التحليل الرباعي جانبًا مختلفًا من جوانب التحليل، حيث تُشير نقاط القوة والضعف إلى العوامل الداخلية، بينما تُشير الفُرص والتهديدات إلى العوامل الخارجية التي تكون عادةً خارج نطاق سيطرة الشركة أو المشروع.
- نقاط القوة (Strengths)
هي الأمور التي تجيدها الشركة أو المشروع أو المُنتَج أو تتمتع بميزة فيها.
- نقاط الضعف (Weaknesses)
هي الأمور التي تُشكِّل تحدّيًا للشركة أو المشروع أو المُنتَج وقد تتسبب بمشكلات لها.
- الفُرص (Opportunities)
هي عوامل خارجية تُميز الشركة أو المشروع أو المُنتَج، بحيث يُمكِن الاستفادة منها لتحقيق النجاح.
- التهديدات (Threats)
هي عوامل خارجية يُمكِن أن تؤثر سلبًا على الشركة أو المشروع أو المُنتَج.
يُمكِن للشركة تكوين فهمٍ أفضل لنقاط القوة والضعف والفُرص والتهديدات من خلال القيام بعمليات التحليل الرباعي، كما يُمكِن لذلك مساعدة الشركة في اتّخاذ قرارات أفضل وتطوير استراتيجيات أكثر فاعلية لتحقيق النجاح.
يُمكِنك التعرُّف على المزيد من المعلومات عن مصطلح “تخطيط المشروع” من خلال الرابط التالي:
ما المقصود بإدارة المشروع؟ (What is Project Management?)
إدارة المشروع هي عملية تخطيط وتنظيم وإدارة الموارد لتحقيق أهداف وغايات معيَّنة ضمن نطاق مشروع مُحدَّد ومُخطَّط زمني وميزانية مُحدَّدة.
تضمن إدارة المشروع التنسيق والتحكُّم في جوانب المشروع بأكمله، مثل: النطاق، الوقت، التكلفة، الجودة، المخاطر، الاتصالات، والموارد، بشكل يضمن اكتمال المشروع بنجاح.
تشمل المكوِّنات الرئيسة لإدارة المشروع: تهيئة المشروع، التخطيط، تنفيذ الخطّة، ومراقبة المشروع والتحكُّم به وإنهائه، وتتضمن هذه العمليات: تحديد أهداف المشروع، إنشاء خطته، تخصيص الموارد، مراقبة التقدُّم، إجراء التعديلات اللازمة، وتقييم نتائج المشروع.
تتطلَّب الإدارة الفعَّالة للمشروع مجموعة كبيرة من المهارات، تشمل: القيادة، التواصل، حل المشكلات، صنع القرار، وإدارة المخاطر، كما تتضمن أيضًا العمل بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة في المشروع كالعملاء والجهات الراعية وأعضاء فريق العمل والموردين؛ لضمان تلبية احتياجاتهم وتوقُّعاتهم.
تُستخدَم إدارة المشاريع في مجموعة واسعة من الصناعات والمجالات، بما في ذلك مجالات البناء والهندسة وتطوير البرمجيات، التسويق، الرعاية الصحية، والتعليم، ويُمكِن للمؤسسات تحسين كفاءتها وإنتاجيتها ونجاحها العام في إنجاز المشاريع من خلال تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع.
تتيح إدارة المشروع المزايا التالية:
- توفير الوقت والجهد من خلال التركيز على الأولويات.
- تجاوز الصعوبات والحد من فُرص الفشل.
- تحقيق درجة عالية من المُتابعة.
- التكيُّف مع المُتغيِّرات.
- الإدارة الفعَّالة للميزانية المُخصَّصة للمشروع.
توفِّر إدارة المشروع إطارًا عامًا للتحكُّم بالمشروع، وباستخدام بعض التقنيات والأدوات، مثل قانت بروجكت (Gantt Project)، وغيره؛ يُمكِن قيادة فريق العمل لتحقيق الأهداف المرجوة من المشروع في الوقت المُحدَّد، وفي إطار الميزانية المُخصَّصة له.
يُمكِنك مراجعة الجزء السابق من موضوع “تخطيط المشروع” حتى هذه النقطة من خلال الرابط التالي:
مثلث إدارة المشروع (النطاق – الوقت – التكلفة)
Project Management Triangle (Scope – Time – Cost)
لضمان نجاح المشروع يجب دراسة التغيُّرات التي قد تحدُث في المُحدِّدات الرئيسة المرتبطة به وفهمها والتعامل معها؛ لتحقيق الجودة المطلوبة للمُنتَج أو الخدمة، وهذه المُحدِّدات هي: النطاق (Scope)، الوقت (Time)، والتكلفة (Cost).
يُطلق على هذه المُحدِّدات اسم مثلث إدارة المشروع، وتُشكَِل نموذجًا يساعد مديري المشاريع على تحقيق الجودة من خلال الحفاظ على التوازن بينها، ومراقبة التغييرات التي تحدث على أي منها أثناء سير المشروع، كذلك معرفة تأثير زيادة أو نقص كل مُحدَّد على بقية المُحدِّدات وتأثيره النهائي على الجودة.
على سبيل المثال، زيادة نطاق عمل المشروع المراد إنجازه سيؤدي حتمًا إلى زيادة وقت الإنجاز أو التكلفة المطلوبة أو كليهما. قد تبدو هذه المُحدِّدات بسيطة، ولكن يُمكِن تفسير كل منها بصورة موسَّعة لاستكشافها.
- النطاق (Scope)
يُشير إلى كافة الأعمال والأنشطة التي يجب تنفيذها لإنشاء المُنتَج أو الخدمة المطلوبة، وإذا كان من غير المُمكِن التحكُّم في نطاق المشروع، فلا يُمكِن تسليمه في الوقت المُحدَّد أو في حدود الميزانية.
من المهم تحديد الأولويات للتمكُّن من تخطيط الموارد وتخصيصها بفعالية، فيجب التأكُّد من إدارة المهام الأساسية التي تُمكِّن المشروع من التقدُّم بسلاسة، وبهذه الطريقة يُمكِن إسناد مهام المشروع المهمة للأشخاص المناسبين، وتمكين التعاون على مستوى المُهِمَّة نفسها.
- الوقت (Time)
يتم احتساب الوقت عن طريق تدوين جميع المهام المطلوب تنفيذها من بداية المشروع حتى نهايته، ثم يتم تحديد الوقت المطلوب لكل مُهِمَّة وأولويات تنفيذ كل من هذه المهام.
- التكلفة (Cost)
تعتمد التكلفة المالية للمشروع على عدة مُتغيِّرات، مثل: المواد البشرية المطلوبة، والأدوات والمعدات المُستخدَمة، وتكلفة المواد الخام وغيرها.
يتم تقسيم التكلفة إلى قسمين:
- تكاليف ثابتة، مثل: تكلفة رواتب العمال والإيجار والتكاليف الأخرى.
- تكاليف مُتغيِّرة، مثل: تكلفة الكهرباء والمياه والمواد المُستخدَمة في الإنتاج.
الحفاظ على التوازن في مثلث إدارة المشروع (Maintaining Balance in the Project Management Triangle)
عندما تُدير مشروعًا ما، وتجد مشكلة قد تؤثر على جودة المشروع أو أهدافه، فيجب عليك:
- تحديد تأثير تلك المشكلة بالنسبة لعناصر المُحدِّدات الثلاثة وفق ما هو ثابت وما هو مُتغيِّر، وهل تتعلق المشكلة بالوقت المتاح لتنفيذ المشروع. أم أنها تتعلق بازدياد حجم المشروع، ونطاقه؟ أو ربما يتعلق الأمر بنقص التمويل والموارد المطلوبة؟
- إجراء التعديلات المُمكِنة لتحقيق التوازن اللازم للوصول إلى الجودة المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع.
مَنْ هو مدير المشروع؟ (Who is a Project Manager?)
مدير المشروع (Project Manager):
يؤدي مدير المشروع دورًا رئيسًا في المشروع بصفته مسؤولًا بشكل أساسي عن إتمامه بنجاح، وتتمثل مُهِمَّة المدير في ضمان تقدُّم المشروع وفق المُخطَّط الزمني والميزانية المُحدَّدة لتحقيق أهدافه، ومن المهم امتلاكه لما يرتبط بالمشروع من خلفية وخبرة كافية.
مدير المشروع هو شخص محترف مسؤول عن قيادة الفريق وإدارة المشروع من بدايته إلى نهايته، فهو المسؤول عن نجاح المشروع، وضمان اكتماله في الوقت المُحدَّد وفي إطار الميزانية المُحدَّدة، وبشكلٍ ينال رضا أصحاب المصلحة.
يتضمن دور مدير المشروع مجموعة من المسؤوليات، وتشمل:
- تخطيط المشروع
من خلال تحديد أهداف المشروع ونطاقه ومتطلَّباته، وإنشاء خطّته والمُخطَّط الزمني لتنفيذه، وتحديد الموارد وتخصيصها، ووضع خطّة الاتصال.
- تنفيذ المشروع
من خلال إدارة أعضاء فريق المشروع والموارد والتنسيق بينهم، ومراقبة التقدُّم الذي يتم إحرازه وفق الخطَّة، وحل القضايا والخلافات، والتأكُّد من تلبية مُخرَجات المشروع لمعايير الجودة.
- المراقبة والتحكُّم في المشروع
عن طريق تتبُّع التقدُّم في المشروع ومراقبته وتحديد أي اختلاف عن الخطّة، وإجراء التعديلات على خطّته حسب الحاجة، كذلك إدارة مخاطر المشروع، والتواصل مع أصحاب المصلحة لتقديم التقارير حول حالة المشروع.
- إغلاق المشروع
عن طريق إجراء مراجعة نهائية للمشروع، والحصول على الموافقة على مُخرَجاته، كالمُنتَج مثلًا، وإنهاء العقود والاتفاقيات، وأرشفة مُستندات المشروع، وجمع الدروس المستفادة.
يجب أن يمتلك مدير المشروع الناجح مجموعة مهمة وواسعة من المهارات، وهي: مهارات القيادة، التواصل، حل المشكلات، صنع القرار، وإدارة المخاطر، كما يجب أن يمتلك فهمًا عميقًا لمنهجيات وأدوات إدارة المشاريع، إضافة إلى المعلومات التقنية المتعلقة بمجال المشروع.
واجبات مدير المشروع:
- تطوير خطّة المشروع.
- تعيين فريق المشروع.
- قيادة وإدارة فريق المشروع.
- تطوير المُخطَّط الزمني للمشروع وتحديد كل مرحلة.
- تعيين المهام لأعضاء فريق المشروع.
- تقديم التقارير بشكلٍ دوري إلى الإدارة العليا.
كما تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية تحديد دور كل عضو في الفريق، والتأكُّد من عملهم معًا كفريق واحد، كذلك يجب عليه تحفيز الفريق، والاستماع إلى أفكار الجميع، والتأكُّد من التزام كافة أعضاء الفريق بتنفيذ جدول المشروع المُحدَّد.
سمات مدير المشروع الفعَّال:
- امتلاك مهارات التواصل الفعَّال.
- امتلاك مهارات القيادة.
- لديه خبرة تقنية.
- امتلاك مهارات صنع القرار.
- يعمل بشكلٍ جيد تحت ضغط العمل.
- لديه القدرة على بناء مهارات الفريق.
- يراعي الجوانب الإنسانية في العمل.
- لديه القدرة على النقاش والتفاوض الفعَّال.
الخطط الأخرى التي على مدير المشروع تطويرها (Other Plans Needed by the Project Manager)
بالإضافة إلى تحديد نطاق المشروع، توضِّح خطّة المشروع الفترة الزمنية لتنفيذ المهام والعمليات وتكلفتها المالية، كما تتضمَّن العديد من العناصر الأخرى التي تساهِم في تقدُّم العمل وجودة المُنتَج النهائي للمشروع.
تتفرع خطط أخرى من خطّة المشروع الأساسية، وتشمل:
- خطّة إدارة الموارد.
- الخطّة المالية.
- خطّة قبول المشروع.
- خطّة التواصل.
- خطّة المشتريات.
- خطّة المخاطر.
يُمكِنك مراجعة الجزء السابق من موضوع “تخطيط المشروع” بداية من عنوان “مثلث إدارة المشروع” وحتى نهاية هذا القسم من خلال الرابط التالي:
تخطيط نطاق المشروع (Project Scope Planning)
تُشير عملية تخطيط نطاق المشروع إلى تحديد جميع الأعمال والمهام المطلوب إنجازها لتنفيذه، وتتكون من:
تحديد نطاق المشروع (Determining the Scope of the Project)
يتم في هذه المرحلة تحديد المهام الرئيسة التي يجب القيام بها لتنفيذ المشروع.
على سبيل المثال: تمر عملية توظيف شخص لوظيفة مُعيَّنة بعدة مراحل، هي:
- الإعلان عن الوظيفة.
- اختيار المرشَّح.
- مقابلة المرشَّح.
- تقديم عرض عمل رسمي للمرشَّح.
تقسيم المشروع إلى مهام أصغر (Breaking the Project into Smaller Tasks)
تتمثل فكرة العمل الجماعي في تقسيم فريق العمل إلى مجموعات أصغر تؤدي المهام الفرعية الموكلة لكلٍ منها.
على سبيل المثال، تتضمن عملية التصميم الهندسي لبناء منزل المهام التالية:
- إنشاء المُخطَّط المعماري.
- إعداد مستندات البناء.
- الموافقة على المُخطَّط المعماري.
المُخطَّط الزمني (Timeline)
تقدير الوقت (Estimating Time)
يأتي تخطيط الوقت فور الانتهاء من تحديد نطاق المشروع وأنشطته الرئيسة والمهام التي يتضمنها.
يجب على مدير المشروع تقدير الوقت المطلوب لإكمال كل مُهِمَّة بالتعاون مع فريق المشروع، وقد يتطلَّب ذلك الكثير من النقاشات خاصةً إذا كان للمشروع مواعيد نهائية للتسليم.
على سبيل المثال، يجب أن يوافق كل عضو في فريق بناء المنزل على تقدير الوقت اللازم لإتمام كل نشاط أو مُهِمَّة، لذلك يجب على مدير المشروع ومُشغِّل الآلات الثقيلة والمهندس المعماري والبنائين والموظَّفين الاتفاق على مقدار الوقت المُخصَّص لإنجاز كل مُهِمَّة من مهامهم، فإذا كان تقدير المدة التي قد يستغرقها النشاط أمرًا صعبًا، فسيتم تقدير تلك المدة في أفضل وأسوأ الحالات، والتوصُّل إلى متوسط تقديري للمدة.
تحديد أولويات المهام حسب الاحتياجات (Prioritizing Tasks According to Needs)
تحديد في هذه المرحلة إلى:
- وضع المهام في تسلسل منطقي.
- تقدير مدة تنفيذ كل مُهِمَّة.
- التوثيق الكامل لعمليات تقدير الوقت لمساعدتك في وضع مُخطَّط زمني كامل للمشروع.
ترتيب وجدولة المهام
بعد إنشاء قائمة المهام المطلوبة لإكمال المشروع، يحتاج المشروع إلى النظر في تسلسل تلك المهام وكيفية ارتباطها ببعضها، ثم يُقرِّر تلك المهام التي تُشكِّل أساسًا للمشروع، وتلك التي يجب أن تبدأ تنفيذها أو إكمالها على الفور قبل الانتقال إلى المهام التالية.
على سبيل المثال، لا يُمكِن إنجاز تصميم أو تخطيط مواقع الأثاث أو وضع المعدات المنزلية في البيت قبل اكتمال المُخطَّط المعماري، كما لا يُمكِن بناء سقف البيت إذا لم يتم الانتهاء من الطابق الأول للبناء.
نستعرض من خلال الشكل التالي أساسيات ترتيب أولويات المهام:
طرائق تحديد أولويات المهام (Methods for Prioritizing Tasks)
هناك طريقتان يُمكِنك استخدامهما لتحديد أولويات مهام مشروعك:
- طريقة تحليل ABC
تُستخدَم هذه الطريقة على نطاق واسع منذ زمن طويل لتصنيف البيانات الضخمة إلى مجموعات، وعادةً ما يتم تمييز هذه المجموعات بالعلامات: A وB وC متبوعة بالاسم، ويتم تصنيف الأنشطة وفقًا لهذه المعايير العامة إلى:
- A: مهام ذات أهمية وعاجلة.
- B: مهام ذات أهمية وغير عاجلة.
- C: المهام غير الهامة وغير العاجلة.
ثم يتم ترتيب أولويات كل مجموعة، ولتحديد الأولويات يختار البعض إعادة تصنيف جميع العناصر في المجموعة B إلى A أو C، وقد يتضمن التحليل ABC أكثر من 3 مجموعات.
- طريقة ايزنهاور (Eisenhower Method)
يتم تقييم جميع المهام وفقًا للمعايير الآتية: ذات أهمية أو غير هامة، أو عاجلة أو غير عاجلة، ويتم تقسيمها إلى أرباع وفقًا لذلك.
يتم في هذه الطريقة تحديد أولويات المهام ذات الأهمية والعاجلة ليتم تنفيذها على الفور من قِبل مدير المشروع، ويتم إضافة المهام غير الهامة وغير العاجلة في المرتبة الأخيرة من حيث الأولوية، ويتم تفويض الآخرين للقيام بها، كذلك يتم تعيين تاريخ انتهاء المهام غير العاجلة وجدولتها بواسطة مدير المشروع أيضًا.
يُمثِّل الشكل التالي مثالًا لطريقة ايزنهاور (Eisenhower):
تحديد النقاط المحورية والمواعيد النهائية للمشروع (Determining Project Milestones and Deadlines)
نستعرض هذا الجزء من الموضوع من خلال عدة أسئلة، وهي:
السؤال الأول: ما هي النقاط المحورية للمشروع؟
النقطة المحورية (Milestone):
هي نقطة تمثِّل حدثًا في دورة حياة المشروع، وعندما يتم الوصول إليها ينتقل المشروع إلى مرحلة أخرى.
على سبيل المثال، تُعدُّ عملية إنشاء الروبوت عند المشاركة في مسابقة الروبوت الوطنية نقطة محورية في المشروع، وتُعدُّ عملية استكمال برمجة الروبوت بشكلها النهائي بمثابة النقطة المحورية الثانية في المشروع.
السؤال الثاني: ما المقصود بالموعد النهائي؟
الموعد النهائي للمُهِمَّة أو المشروع هو آخر وقت أو تاريخ يُمكِن من خلاله إكمال المُهِمَّة أو المشروع.
السؤال الثالث: لماذا يُعدُّ الموعد النهائي مهمًا؟
يُعدُّ تحديد الموعد النهائي مهمًا للغاية في كل ما تقوم به في حياتك كما هو في المهام والمشاريع أيضًا. وهو ببساطة وسيلة للتعامل مع الوقت بحكمة نظرًا لمحدوديته.
على سبيل المثال، تشبه المواعيد النهائية من حيث أهميتها التواريخ المُحدَّدة للاختبارات المدرسية، فعليك مثلًا الانتهاء من دراسة المادة الدراسية والإعداد للامتحان قبل حلول موعد الامتحان.
وللقيام بذلك عليك أن تُخطِّط وتضع جدولًا زمنيًّا للدراسة، وتلتزم بذلك الجدول، وسيؤدي الفشل في التخطيط السليم أو عدم الالتزام بجدولك الزمني إلى عدم إكمالك لدراسة المادة في الوقت المُحدَّد؛ مما قد ينجُم عنه الفشل في الامتحان، وربما تأخير عام دراسي كامل.
خصائص الموعد النهائي (Deadline Features)
- يضع جدولًا مُحدَّدًا للإنتاجية.
- يُحسِّن الانضباط وأخلاقيات العمل.
- يقرِّبك باستمرار من تحقيق الأهداف.
- يُوفِّر شعورًا بالإنجاز.
- يُقلِّل من التسويف والتردُّد.
النقاط الواجب مراعاتها عند تحديد الموعد النهائي (Points to Consider When Setting a Deadline)
- يجب أن تكون المواعيد النهائية الواقعية، ومتوازنة لتجنب ضغوط العمل أو نُضُوب الموارد.
- يجب وضع هامش منطقي للخطأ أو التأخير في تقدير وقت المشروع.
- إعلام الموظَّفين والعاملين بالخطّة الزمنية لتنفيذ المشروع وتذكيرهم بها بشكلٍ دوري.
- التأكُّد من كفاية موارد المشروع للإنجاز في الوقت المُحدَّد.
يُمكِنك مراجعة الجزء السابق من موضوع “تخطيط المشروع” بداية من عنوان “تخطيط نطاق المشروع” وحتى نهاية هذا القسم من خلال الرابط التالي:
إدارة الموارد (Resource Management)
تُشير إدارة الموارد إلى عملية تخصيص الموارد المتاحة، واستخدامها بكفاءة وفعالية من أجل تحقيق أهداف وغايات مُحدَّدة، وتشمل كلًا من الموارد الملموسة، مثل: الموظَّفين أو العاملين، الأموال، المعدَّات، والمواد، كذلك الموارد غير الملموسة، مثل: الوقت والخبرة.
تتضمن الإدارة الفعَّالة للموارد التخطيط الدقيق، والتنسيق والاستغلال الأمثل للموارد المتاحة؛ لضمان استخدامها بكفاءة وفعالية، ويُمكِن أن يشمل ذلك تحديد احتياجات ومتطلَّبات المشروع أو المؤسسة، وتحديد أولويات المهام والأنشطة، وتخصيص الموارد لمهام مُحدَّدة، ومراقبة استخدامها، وإجراء التعديلات حسب الحاجة؛ لضمان استخدام الموارد بشكلٍ فعَّال.
يُمكِن أن تكون إدارة الموارد عاملًا حاسمًا في نجاح أي مشروع أو مؤسسة، ويُمكِن أن يؤدي ضعف إدارة الموارد إلى ضعف الكفاءة، والتأخير أو الفشل في إنجاز الأعمال، وتجاوز الميزانيات المُحدَّدة، والكثير من المُشكلات التي يُمكِن أن تؤثر سلبًا على نتائج المشروع.
من ناحية أخرى، تُساعِد الإدارة الفعَّالة للموارد في ضمان إنجاز المشاريع في وقتها المُحدَّد وفق حدود الميزانية ومعايير الجودة المطلوبة.
تكاليف المشروع (Project Cost)
تكتسب إدارة التكاليف أهمية خاصة في إدارة المشاريع، ولفهم هذه الأهمية بشكل أفضل، ستتعرَّف على مكوِّنات إدارة التكاليف وكيفية تقدير التكاليف والتحدِّيات التي تواجهها، وأنواع الموارد في المشاريع، وعلى الأدوار والمهام التي يتم تعيينها لإدارة التكاليف.
ستقوم بإنشاء ميزانية مُبسَّطة للمشروع الذي بدأته في الموضوع السابق، وذلك باستخدام التطبيقات المناسبة.
هناك نوعان من التكاليف لأي مشروع:
التكاليف المباشرة: تشمل نفقات العمالة والمواد والأدوات.
التكاليف غير المباشرة: تشمل نفقات التشغيل، مثل: الكهرباء والإنترنت والوقود.
أهمية إدارة التكاليف (Importance of Cost Management)
العناصر التي تؤخذ في الاعتبار في تقدير تكاليف المشروع (Elements Taken into Account in project Cost Estimation)
الموارد البشرية: تتمثل في تكلفة أجور أعضاء الفريق، ومدة العمل في المشروع.
المواد والمعدات: تتمثل في تكلفة الاستحواذ على الأدوات، البرمجيات، تكلفة المعدات، التصاريح القانونية، وغيرهم.
المرافق: تتمثل في الإيجارات المدفوعة لمساحة العمل.
الموردون: هم المقاولون الخارجيون أو الداخليون.
التحديات والمخاطر: تؤدي بعض المشكلات أو التحدِّيات إلى انحراف المشروع عن مساره المُحدَّد؛ مما يؤدي إلى زيادة التكاليف، وبالتالي يجب اتّخاذ الاحتياطات اللازمة خلال عملية تقدير التكاليف.
تقدير التكاليف (Cost Estimation)
تقدير التكاليف في إدارة المشاريع هي عملية التنبؤ بالموارد المالية وغيرها من الموارد المطلوبة لإكمال المشروع ضمن نطاقه المُحدَّد.
التحديات التي تواجه عملية تقدير التكاليف
عملية تقدير التكاليف ليست سهلة، وقد تكون غير دقيقة في بعض الأحيان، خاصةً في المشاريع التقنيَّة الحديثة.
يوضح الجدول التالي بعض المُشكلات التي تواجه عملية تقدير التكاليف:
تعيين الموارد (Resource Mapping)
يتطلب تنفيذ مهام المشروع الكثير من الموارد، ويُمكِن أن تكون هذه الموارد الضرورية لإنجاز مهام المشروع على شكل معدات أو مرافق أو تمويل أو موارد بشرية (موظَّفو المشروع)، حيث يُمثِّل العجز أو عدم كفاية بعض هذه الموارد عائقًا أمام إكمال مهام المشروع.
على سبيل المثال، في مشروع بناء المنزل، لا يُمكِن إنشاء مُخطَّط هندسي له دون مدير المشروع والمهندس المعماري.
أنواع الموارد (Resources Types)
- موارد قابلة للتخزين
هي موارد ملموسة، ويُمكِن تخزينها أو تحويلها إلى أموال عند الحاجة، مثل: الأدوات، الآلات، والمعدات.
- موارد غير قابلة للتخزين
هو موارد غير ملموسة، ويصعب تقدير قيمتها المالية، ولكنها تُساهِم في تنفيذ عمليات المشروع وجودة المُنتَج، مثل: التراخيص، العلامات التجارية، سمعة الشركة المُنفِّذة للمشروع، وغيرهم.
الموارد وإدارة المشاريع الناجحة (Resources Successful Project Management)
تتَّسم الموارد بمحدوديتها، ويعتمد تخصيصها للمهام المختلفة على الأولوية الممنوحة لكل مُهِمَّة في المشروع، ويتم ترتيب أولويات هذه الموارد باستخدام طريقة المسار الحرج (Critical Path)، والتي ستدرسها بمزيد من التفصيل لاحقًا.
يُمثِّل أعضاء فريق بناء المنزل الذين يعملون في المشروع الموارد الحيوية لهذا المشروع، والهدف الأساسي هو إنشاء مُخطَّط زمني أكثر كفاءة.
على سبيل المثال، يُمكِن أن يحتوي فريق بناء المنازل على ما يقرب من 3 بنَّائين؛ مما يسمح بتقليل مدة المشروع إلى أقصى حد مُمكِن.
الموارد البشرية (Human Resources – HR)
تُعدُّ إدارة الموارد البشرية من أهم الإدارات في المؤسسات والشركات، حيث تُركِّز على العنصر البشري الذي سيقوم بتنفيذ المهام والأنشطة في تلك المؤسسة أو الشركة.
سنتعرف في القسم التالي من الموضوع على تعريف فريق المشروع، وفوائد العمل الجماعي، وغيرهم..
فريق المشروع (Project Team):
هو فريق يتم اختياره لتنفيذ مشروع مُعيَّن.
العمل كفريق (Working as a Team)
فوائد العمل الجماعي:
- يُعزِّز الإبداع والتعلُّم.
- يمزج بين نقاط قوة أعضاء الفريق؛ مما يخلق نوعًا من التكامل.
- يُعزِّز بناء الثقة.
- يُعلِّم مهارات حل النزاعات.
- يُعزِّز الشعور بالانتماء.
التقسيم إلى فرق عمل فرعية (Division into Sub-Teams)
للقيام بالعمل بشكلٍ فعَّال، قد يكون ضروريًا تقسيم فريق العمل إلى فِرق فرعية، حيث يُساهِم تشكيل فِرق عمل أصغر في تقسيم العمل إلى أجزاء أصغر وأبسط؛ مما يعني أن كل فريق فرعي يُمكِنه أداء مهمته المُحدَّدة خلال فترة زمنية مُحدَّدة.
على سبيل المثال، يُمكِن تنفيذ مُهِمَّة إعداد تصميمات بناء المنزل الخارجية بشكلٍ متزامن مع مُهِمَّة التصميم الداخلي، وبهذه الطريقة يُمكِن إكمال المهام غير المرتبطة ببعضها في الوقت نفسه من قِبل فِرق فرعية مختلفة، وبالتالي إنجاز العمل في أقل وقت مُمكِن.
أهم معايير اختيار فريق العمل (The Most Important Criteria for Selecting a Work Team)
التخصُّص والخبرات السابقة
يُنصح باختيار أعضاء الفريق المتخصصين وذوي الخبرة السابقة في مجالات عملهم في المشروع.
مهارات أعضاء الفريق
اختيار أعضاء الفريق بمهارات متنوِّعة ومتكاملة تخدم طبيعة المشروع.
السمات الشخصية لأعضاء الفريق
مراعاة الجوانب الشخصية لأعضاء الفريق، مثل: الالتزام، الحماس، الاستعداد للعمل، وغير ذلك من السمات المرغوبة.
نقاط يجب مراعاتها للعمل الجماعي الناجح (Points to be Considered for Successful Teamwork)
فريق المشروع هو كيان ديناميكي يتمتع باستقلالية نسبية واتصال داخلي قوي، ويتطلَّب:
تنوع التخصصات والمهارات وتكاملها بين أعضاء الفريق.
توزيع المهام على الأعضاء بشكلٍ متوازن، والتي لكل منها طبيعتها الخاصة.
المشاركة الفعَّالة للأعضاء في صنع القرار داخل الفريق.
وجود قنوات اتّصال فعَّالة بين مدير المشروع وأعضاء الفريق، وكذلك مع الأطراف الأخرى المشاركة في الموضوع.
توفير بيئة عمل تسمح بالتعبير عن الرأي والنقد البنَّاء وتوليد الأفكار والمقترحات التي تُساهِم في رفع جودة الأداء في المشروع.
حل الخلافات والنزاعات بين الأعضاء بسرعة، والحفاظ على وحدة الفريق، والتركيز على تحقيق أهداف المشروع.
يُمكِنك مراجعة الجزء السابق من موضوع “تخطيط المشروع” بداية من عنوان “إدارة الموارد” وحتى نهاية هذا القسم من خلال الرابط التالي:
العلاقات (Relationships)
ترتبط معظم مهام المشروع ببعضها، فعلى سبيل المثال يجب إكمال مُهِمَّة لبدء مهام أخرى؛ حيث تعتمد كثير من المهام على مهام أخرى بشكلٍ يُسمَّى تَبِعيَّات العلاقات بين المهام، وقد يكون لمُهِمَّة مُتعدِّدة المهام مُهِمَّة سابقة وأخرى لاحقة، فالتَبَعِيَّة (Dependency) تعني اعتماد المُهِمَّة بشكل كلي أو جزئي على تنفيذ مهام أخرى في المشروع.
ويُشار إلى تلك التَبِعيَّات أيضًا بالعلاقات المنطقية، حيث يُمكِن أن تكون العلاقة المنطقية تَبِعيَّة بين مهام المشروع، أو بين النقاط المحورية للمشروع والمهام.
يُعدُّ فهم تَبِعيَّة المهام في إدارة المشروع عنصرًا أساسيًا في إدارة المسار الحرج للمشروع.
على سبيل المثال، أثناء إنشاء مبنى، لا يُمكِن إعداد مُستندات البناء قبل اكتمال المُخطَّط الهندسي للمبنى، ولا يُمكِن لفريق البناء الموافقة على المُخطَّط الهندسي دون تحضير مُستندات البناء.
توجد لإدارة المشروع 4 أنواع من العلاقات المنطقية:
- الانتهاء للبداية
يجب إكمال المُهِمَّة المُحدَّدة، قبل أن تبدأ المُهِمَّة التالية.
- الانتهاء للانتهاء
من الضروري أن تنتهي مُهِمَّة مُحدَّدة؛ حتى تنتهي المُهِمَّة الأخرى (تنتهي كلتا المهمتين).
- البداية للبداية
يجب أن تبدأ المُهِمَّة المُحدَّدة؛ حتى تبدأ المُهِمَّة الأخرى (تبدأ كلتا المهمتين معًا).
- البداية للنهاية
يجب أن تبدأ المُهِمَّة المُحدَّدة، قبل أن تنتهي المُهِمَّة الأخرى.
لاحظ أن
تُعدُّ عملية تقسيم مهام المشروع إلى مجموعة من المهام الفرعية أحد المبادئ الأساسية في إدارة المشروع، وذلك للمساعدة في متابعة سير العمل وضمان اكتمال المشروع في الوقت المُحدَّد، وكذلك لتطوير خطّة إدارة المخاطر وتحليلها والاستجابة لها.
خطة إدارة المخاطر (Risk Management Plan)
تهدُف خطّة إدارة المخاطر إلى تقليل أي مُشكلات محتملة تنشأ عن المخاطر التي قد تؤثر سلبًا على إكمال المشروع، ومن أمثلة المخاطر في العمل، تعرُّض عامل بناء لحادث أثناء عمله في بناء منزل، أو توقف بطارية الروبوت عن العمل أثناء المشاركة في مسابقة.
من المهم ترتيب المخاطر حسب أولويتها، وتحديد مجموعة من الإجراءات؛ لتقليل احتمالية وجود مخاطر والحد من تأثيرها على المشروع في حالة حدوثها.
نستعرض فيما يلي أبرز المخاطر التي قد تواجهها معظم المشاريع..
أنواع المخاطر وإجراءات الحد منها (Types of Risks and Actions to Mitigate them)
- التخطيط غير الدقيق للمشروع
يجب مراجعة خطَّة المشروع وتحديثها بشكلٍ دوري.
- التغييرات المستمرة في نطاق العمل
يجب عقد اجتماعات دورية مع أصحاب المصلحة وفريق المشروع، والاتفاق على آلية واضحة لتعديل نطاق العمل، أو تغييره.
- غياب أو استبدال قيادة الفريق أو أعضائه
يجب وضع خطَّة احتياطية تتضمن بدائل لأعضاء الفريق، وخاصةً أولئك الذين يعتمد عليهم نجاح المشروع.
- الحساب الخاطئ لتكلفة المشروع
يجب القيام بمراجعة الخطَّة المالية بشكلٍ دوري، وتخصيص أموال احتياطية من ميزانية المشروع لاحتواء المخاطر أو التكاليف الطارئة.
- سوء تقدير الوقت المطلوب لإنهاء المشروع
مراجعة جدول المشروع، ووضع إجراءات احتياطية لإكمال العمل في الوقت المناسب، مثل: زيادة الموارد البشرية، أو استخدام الحلول التقنيَّة لمتابعة العمل عند الحاجة.
العمل عن بُعد (Remote Work)
يُشير مصطلح العمل إلكترونيًا (Telecommuting) إلى نوع من المرونة في العمل يُصرَّح فيه للموظف بأداء الواجبات والمسؤوليات والأنشطة الوظيفية في موقع مختلف عن موقع الشركة أو الوظيفية التي يعمل بها.
على سبيل المثال، في مشروع بناء منزل، قد لا يكون الوجود الفعلي للمهندس المعماري مطلوبًا لجميع المهام، مثل مُهِمَّة اختيار الأثاث، وفي مثل هذه الحالة يُمكِنه أن يعمل من المنزل، ويؤدي المهام المحدَّدة لذلك.
مزايا وعيوب العمل عن بُعد للشركات (Advantages and Disadvantages of Remote Work for Companies)
المزايا:
- تقليل التكلفة المالية لعدم وجود حاجة لتوفير مقر عمل للموظَّف.
- يُمكِن أن يكون العاملون عن بُعد أكثر إنتاجية، وذلك لعدم تعرضهم للمقاطعات التي تحدث أثناء العمل في المكتب أو مقر العمل.
- تحسين الدافعية للعمل والالتزام، وخفض مستويات التوتر، والحد من الغياب بسبب المرض.
- استمرار الموظَّف في العمل بدوام جزئي من المنزل عند مواجهته ظروفًا شخصية معيَّنة.
العيوب:
- زيادة التكاليف على الشركة بسبب الحاجة إلى توفير أجهزة الحاسب ووسائل الاتصال للعمل عن بُعد.
- صعوبة إدارة ومراقبة أداء العاملين عن بُعد.
- يحمل بعض المخاطر الأمنية المتعلقة بالمعلومات التي يستخدمها العامل عن بُعد.
- بعض أنواع الوظائف غير مناسبة للعمل عن بُعد مثل أعمال البناء.
مزايا وعيوب العمل عن بُعد للموظَّف (Advantages and Disadvantages of Remote Work for the Employee)
المزايا:
- يوفِّر الوقت الذي يقضيه الموظَّف كل يوم في الذهاب إلى مكان العمل.
- يوفِّر تكلفة استخدام السيارات أو وسائل النقل العام للتنقُّل من وإلى العمل.
- يوفِّر المرونة في أداء العمل ضمن حدود المسؤولية المهنية.
- يساهم في تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الأسرية.
العيوب:
- قد يشعر العامل عن بُعد بالعُزلة؛ لأنه يفقد قدرًا كبيرًا من التفاعل الاجتماعي مع زملائه في العمل.
- قد لا تكون بيئة المنزل مناسبة للعمل عن بُعد بشكلٍ فعَّال، وذلك بسبب الإزعاج المتكرر فيها.
- قد لا يحتوي المنزل على المساحة المطلوبة لتوفير بيئة مناسبة للعمل عن بُعد.
- قد تؤدي البيئة المنزلية إلى عدم الانضباط الذاتي للعمل عن بُعد دون إشراف.
أمثلة على المخاطر في مشروع بناء المنازل (Examples of Home Construction Project Risks)
يوضح الجدول التالي المخاطر التي قد تنشأ في عملية البناء:
يُمكِنك مراجعة محتوى موضوع “تخطيط المشروع” بداية من عنوان “العلاقات” وحتى نهاية الموضوع من خلال الرابط التالي:
اختبر تحصيلك لمحتوى الموضوع من خلال الرابط التالي:
الواجب الإلكتروني
إلى هنا يكون قد انتهى موضوع “تخطيط المشروع“، لا تنسوا مراجعة نواتج التعلُّم أعلى المقال، وانتظرونا في الموضوع القادم!