الكتابة في مستندات الأعمال | الوحدة الأولى | الدرس الأول
الكتابة في مستندات الأعمال هو عنوان الدرس الأول من الوحدة الأولى التي تحمل اسم “مستندات ونماذج وتقارير الأعمال” في الفصل الدراسي الثالث من مقرر “تقنية رقمية 1 – 3”.
ستتعرف في هذا الموضوع على مستندات الأعمال الرقميَّة وأسلوب كتابتها، والفرق بين الصيغة الرسميَّة وغير الرسميَّة في كتابة مستندات الأعمال.
قم بقراءة نواتج التعلُّم بعناية، ثم أعد قراءتها وتأكَّد من تحصيل محتوياتها بعد انتهائك من دراسة الموضوع.
نواتج التعلُّم
- معرفة مفهوم مستندات الأعمال الرقميَّة.
- التمييز بين الأنواع المختلفة لمستندات الأعمال.
- التمييز بين الصيغة الرسميَّة وغير الرسميَّة في كتابة مستندات الأعمال.
- معرفة أسلوب الكتابة في مستندات الأعمال الرسميَّة.
- تنسيق مستندات الأعمال.
- معرفة هيكل البريد الإلكتروني الرسمي.
هيا لنبدأ!
مقدمة – الكتابة في مستندات الأعمال
تنفذ معظم الشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة الكثير من الأنشطة المتعلقة بطبيعة عملها، مثل: المبيعات، خدمة العملاء، الإدارة، والتسويق، والتي يحتاج معظمها إلى مستندات محدَّدة.
يشير مصطلح “مستندات الأعمال” عادةً إلى الأنواع المختلفة من المستندات والتقارير التي تستخدمها الشركات أو المؤسسات أثناء تنفيذ عملياتها.
تستخدِم الشركات تلك المستندات والتقارير في مشاركة المعلومات والبيانات لتحسين العمليات والإدارة والمبيعات.
ستتعرف في هذا الموضوع على مستندات العمل الرقميَّة، وأنواع مستندات العمل، الصيغة الرسمية وغير الرسمية في كتابة مستندات الأعمال، أسلوب الكتابة في مستندات الأعمال الرسمية، وتنسيق مستند الأعمال، والبريد الإلكتروني الرسمي.
لمعرفة المزيد من المعلومات عن مستندات الأعمال، قم بالاطّلاع على الرابط التالي:
ما هي أنواع مستندات الأعمال؟ – المرسال
مستندات الأعمال الرقميَّة
في عصرنا الحالي الذي يتناقض فيه استخدام المستندات الورقية والمطبوعة، تعمل الشركات والمؤسسات على إنشاء بيئة عمل تعتمد بشكل أساسي على المستندات الرقمية.
يتم إنشاء تلك المستندات وتعديلها أو معالجتها بواسطة برامج معيَّنة، ثم يتم توقيعها وحفظها وإرسالها عبر الإنترنت، بحيث يسهُل الوصول إليها.
اتجهت العديد من الشركات والمؤسسات إلى استخدام المستندات الرقمية والاعتماد عليها بشكل أساسي، وذلك بسبب الانتشار الكبير في استخدامات التخزين السحابي ومحركات الأقراص الثابتة الاحتياطية وتوفِّر خيارات التخزين الرقمي عالي السعة (على سبيل المثال، الأقراص الصلبة عالية الأداء التي تخزِّن بيانات الشركة الأكثر أهمية أو التي يتم الوصول إليها بشكلٍ متكرِّر).
رغم ذلك، ظلت هناك حاجة لطباعة بعض المستندات لأسباب معيَّنة، فبعض المستندات التجارية كالعقود والتراخيص والتصاريح والسير الذاتية وملفات إدارة العمليات يتوجب فيها وجود النسخة المطبوعة من ذلك المستند.
بغضِّ النظر عن طبيعة المستند، سواء كان مطبوعًا أو رقميًا، فإنه يجب أن يُصَممَ بشكل احترافي، وذلك ليخدم الغرض منه بطريقة فعَّالة.
أنواع مستندات الأعمال
تتنوع مستندات الأعمال داخل الشركات والمؤسسات بشكل كبير، فبعضها يمكِن إعداده من قِبَل الموظفين وأصحاب الأعمال أنفسهم، بينما تتم صياغة البعض الآخر من قِبَل شركاء محترفين خارج الشركة، مثل المحاسبين والمحامين.
تشكِّل هذه المستندات النواة لهوية الشركة أو المؤسسة، وقد يتم استخدامها لسنوات عديدة، ولذلك فمن المهم صياغتها وكتابتها بشكلٍ احترافي.
- رسائل البريد الإلكتروني (Emails)
يتم استخدام البريد العادي داخل الشركات للتواصل الداخلي بين موظفي الشركة وتبادل الرسائل والمعلومات والملفات قبل استخدام رسائل البريد الإلكتروني كأداة أساسية في تبادل المعلومات.
يتم استخدام رسائل البريد الإلكتروني للتواصل مع موظفين في شركات أو مؤسسات أو جهات أخرى، لذلك يجب أن يكون المحتوى منظمًا بطريقة جيدة واحترافية.
تحدِّد رسالة البريد الإلكتروني المُرسَل والمستقبَل وتحتوي على سطر لكتابة عنوان موضوع الرسالة، كما يمكِن تنسيق النص فيها في فقرة واحدة أو أكثر.
- تقارير الأعمال (Business Reports)
تعرض تقارير الأعمال المعلومات بتنسيق أكثر رسمية من الخطابات، وعادةً ما تكون أطول منها.
تغطي التقارير مجموعة متنوعة من الموضوعات، مثل: بيانات المبيعات، والبيانات المالية، ودراسات الجدوى، وخطط التسويق، وقد تشمل الإحصائيات والمخطَّطات والرسوم البيانية والصور ودراسات الحالة ونتائج المسح.
يمكِن أن تتضمن تقارير الأعمال بعض التقارير الدورية كتقرير المبيعات الشهري، وحينها يتم استخدام قالب ليسهُل تحديثه ومقارنته مع التقارير السابقة.
- مستندات المعاملات (Transactional Documents)
تستخدِم الشركة المستندات لإجراء المعاملات التجارية مع عملائها. وقد تكون هذه المستندات على صورة نموذج، كنموذج طلب أو فاتورة أو إيصال أو قائمة معيَّنة.
تختلف أنواع مستندات المعاملات عادةً بناءً على طبيعة العمل أو المؤسسة.
- المستندات المالية (Financial Documents)
تستخدِم الشركة أو المؤسسة المستندات المالية لإدارة الأعمال، وعلى وجه التحديد لإبقائها في إطار الميزانية المحدَّدة، ويتم استخدامها كذلك في إعداد مقترحات الميزانية وتقديم الإقرارات الضريبية.
تتضمن هذه المستندات سجلات الإيصالات وتقارير الرواتب والفواتير المدفوعة والكشوف البنكية وبيانات الدخل والميزانية العمومية ونماذج التقارير الضريبية.
عادةً يقوم محاسبو الشركات بإعداد هذه التقارير، ويستخدمها أصحاب العمل أو المؤسسة لتقييم النجاح المالي للشركة، ولتحديد مجالات العمل المربحة والمجدية، وقد يستخدِم رؤساء الأقسام تلك المستندات المالية لإعداد الميزانيات المفتوحة.
الصيغة الرسمية وغير الرسمية في كتابة مستندات الأعمال
تختلف الصيغة المُستخدَمة في صياغة المستندات والمخاطبات الخاصة بالأعمال، فقد تكتب نمط رسمي أو غير رسمي، وذلك وفقًا للجمهور والهدف من تلك المستندات.
- الصيغة غير الرسمية
تتضمن الصيغة غير الرسمية استخدام الكلمات والتعبيرات اليومية الشائعة، ويَنصبُّ التركيز في هذه الصيغة على التواصل أو التفاعل نفسه وليس على طبيعة الأشخاص الذين يتم التواصل معهم أو موقعهم المهني أو الاجتماعي.
تشبه الصيغة غير الرسمية ذلك التواصل الكتابي الذي يتم بشكل يومي بين الأشخاص ذوي العلاقة الوثيقة ببعضهم البعض.
رغم كَوْن هذه الصيغة غير رسمية، فهي لا تعني على الإطلاق خلوها من الاحترام أو عدم وجود ضوابط معيَّنة.
- الصيغة الرسمية
في بيئة الأعمال المحترفة، يتميز أسلوب الكتابة بالصيغة الرسمية.
الصيغة الرسمية هي التواصل الذي يركِّز على التعبير المهني مع التركيز على الأدوار والبروتوكول والوضع المهني.
يتميز أسلوب الكتابة في الصيغة الرسمية بمفرداته وببناء الجملة نحويًا. ويتم استخدام المفردات فيه بدقّة وتركيز؛ مما يعزِّز الصيغة الرسمية للخطاب أو المستند.
تعتمد الصيغة المناسبة لمستند العمل على طبيعة المستند والجهة الموجه لها. ويمكِن أن تختلف من صيغة رسمية للغاية إلى غير رسمية بطريقة محترمة، فبعض المستندات الرسمية كالتقرير السنوي يتطلَّب قدرًا كبيرًا من التخطيط والإعداد واستخدام أسلوب صياغة سلس للتأكيد على هوية الشركة واحترافيتها، وفي مثال آخر عند طباعة رسالة تسويقية على أوراق تحمل ترويسة الشركة أو شعارها، ومن ثم إرسالها بالبريد إلى مئة عميل محتمل، يجب أن يتم تمثيل الشركة بشكل إيجابي، وذلك من خلال استخدام هذا النوع من الجُمل، مثل: “نقدم لكم هذا العرض المميز على الجهاز”، وذلك بدلًا من كتابتها بصيغة غير رسمية “عرض خاص على الجهاز”.
لاحظ أن
هناك أنواع مختلفة من المحتوى الرسمي، مثل الكتابة الأكاديمية والتقنية. كل نوع له قواعده الخاصة.
بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “الكتابة في مستندات الأعمال” من بدايته وحتى نهاية هذا القسم، من خلال الرابط التالي:
أسلوب الكتابة في مستندات الأعمال الرسمية
الغرض من الأسلوب الجيد هو التأثير على القارئ حسبما يريد كاتب المستند.
إن الأسلوب الجيد يعني ببساطة اختيار طرق للتعبير عن الأفكار بوضوح، دون أن يعاني القُراء لفهم المعاني المقصودة في محتوى المستند.
تنسيق مستند الأعمال
عند التعامل مع موضوعات العمل المهمة، يمكِنك تحقيق نتيجة منظمة ومحترفة مع القليل من الاهتمام بالتفاصيل. فمفتاح التنسيق الفعَّال هو إبقاؤه سهلًا بسيطًا؛ حتى لو كان موضوع المستند معقَّدًا.
ينبغي عند تنسيق مستندات الأعمال بشكل عام الحفاظ على البساطة بحيث يبقى محتوى المستند هو محور تركيز القارئ ومصب اهتمامه.
لاحظ أن
تعتمد كل شركة أو مؤسسة تنسيق خاص بها (ألوان – خط) ولون للخط ليتم استخدامه في شعارها ومستنداتها، لأن هذه الميزات تشير إلى هويتها الخاصة. إنها ميزة مهمة يجب أخذها في الاعتبار عند تنسيق مستند الأعمال.
قد تختلف معايير كتابة وتنسيق مستندات الأعمال من لغة إلى أخرى، أو من بيئة عمل إلى أخرى، لذلك يجب عليك اتّباع المعايير التي يتطلَّبها مكان العمل الخاص بك.
كما أن التنسيق قد يختلف بحسب نوع المستند، فمثلًا:
لا يرتكز التصميم الجيد للمستند على التخطيط الجيد فحسب؛ بل أيضًا على كيفية مساعدة المستلِم في فهم سياق وجوهر المحتوى.
وهكذا يمكِنك القول أنه لا يوجد تصميم صحيح أو خطأ؛ بل هناك تصميم فعَّال أو غير فعَّال.
تقع مسؤولية إعداد مستندات سهلة القراءة وواضحة للمستلِم على منشئ مستند العمل، حيث تتطلَّب مراعاة عناصر المستند المختلفة كالتخطيط والتصميم والعناصر التنظيمية المحيطة بالكلمات نفسها، فالبريد الإلكتروني أو التقرير الرسمي ليس مجرد نص يملأ عدة صفحات؛ بل هو بالتأكيد أكثر من ذلك بكثير.
لاحظ أن
عند الحديث عن تصميم مستندات الأعمال فإنه يُشار إلى النواحي المختلفة لمظهر ذلك المستند، فالمستند ليس مجرد كلمات تتم طباعتها على بعض الصفحات؛ بل هو عرض مرئي للمعلومات يدمج ما بين النص والصور، وينقل الفكرة الرئيسة بفعالية إلى المستلِمين المحدَّدين.
تستخدِم العديد من الشركات قوالب معيَّنة لمستندات الأعمال. تحتوي هذه القوالب على خيارات تصميم ثابتة، حيث يختار المُستخدِم أنماطًا ثابتة أو يملأ الفراغات في قالب المستند.
هيكل البريد الإلكتروني الرسمي
أصبح لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية أسلوب وهيكل معيَّن، نظرًا لأنها يتم استخدامها بشكل رئيس في الاتصالات التجارية.
ويتضمن هيكل البريد الإلكتروني التحية والنص الأساسي والختام مع ضرورة إجراء التصحيحات الإملائية والنحوية قبل الإرسال.
لاحظ أن
يجب أن يكون لدى كل موظف في الشركة عنوان بريد إلكتروني رسمي خاص بالعمل والذي يستخدِم اسم الشركة كمجال (Domain) بدلًا من حساب الجي ميل (Gmail). البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هو وسيلة لا غنى عنها للتواصل مع العملاء ويمثِّل الانتماء إلى الشركة أو المؤسسة. ويكون عنوان البريد الإلكتروني على النحو التالي: ]الاسم واللقب[ @ ]اسم الشركة كمجال[. [namesurname]@[companydomain.net].
بإمكانك مراجعة محتوى موضوع “الكتابة في مستندات الأعمال” بدايةً من عنوان “أسلوب الكتابة في مستندات الأعمال الرسمية” وحتى نهاية الموضوع، من خلال الرابط التالي:
اختبر تحصيلك لمحتوى الموضوع من خلال الرابط التالي:
الواجب الإلكتروني
إلى هنا يكون قد انتهى موضوع “الكتابة في مستندات الأعمال“، لا تنسوا مراجعة نواتج التعلُّم أعلى المقال، وانتظرونا في الموضوع القادم!